Читать «Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы» онлайн - страница 31

100. *&^#@*&%$, или Непонятная кодировка

Для прочтения писем с непонятной кодировкой воспользуйтесь сервисом «Декодер» от Студии Артемия Лебедева. Интерфейс – проще некуда: просто вставьте текст и нажмите кнопку.

101. Почта с фильтром Эйзенхауэра

Отличная идея от Михаила Шведа.

Создайте в своем рабочем почтовом ящике несколько папок, соответствующих разделам таблицы Эйзенхауэра. Напомним, что он предложил разделять все входящие дела на четыре категории по критериям их важности и срочности: «важные и срочные», «важные и не срочные», «не важные и срочные», «не важные и не срочные». При первичном ознакомлении с письмом можно вручную переносить его в подходящую категорию. Но лучше автоматизировать этот процесс. Настройте почтовые фильтры таким образом, чтобы письма от начальства автоматически попадали в папку «важные и срочные», а от подчиненных и коллег – в «важные и не срочные». Информационные рассылки и письма от людей, не влияющих на рабочий процесс, можно автоматически переносить в папку «не важные и не срочные». После этого, проверяя рабочую переписку, вы в первую очередь сможете заняться двумя первыми папками, и только потом, при наличии свободного времени, перейти к письмам, не требующим особого внимания.

102. Контроль и закрытие всех сессий в Gmail

Если вы заходили в свой почтовый ящик с нескольких устройств и не помните, вышли ли из аккаунта, зайдите в раздел «Дополнительная информация» (небольшая ссылка в правом нижнем углу основного окна почты Gmail). В появившемся окне вы сможете увидеть, с каких устройств и когда вы заходили в почтовый ящик и – при необходимости – выйти из всех сеансов (кроме текущего), нажав соответствующую кнопку.

103. Цитировать выбранный фрагмент

В Gmail есть возможность цитировать небольшой фрагмент из письма при ответе.

Активировать эту опцию можно при помощи следующего алгоритма: Настройки → Лаборатория → Цитировать выбранный текст.

После ее активации достаточно будет в любом письме выделить фрагмент и нажать «Ответить», чтобы этот фрагмент был процитирован во вновь созданном письме.

104. Цепочкам праздных писем – нет!

Итак, вы попали в копию групповой переписки – в масштабах отдела или компании… Идет обсуждение какого-то нерабочего вопроса или празднование успеха – так или иначе, письма «не по делу» и множатся с каждой секундой.

Такие цепочки можно игнорировать, и сделать это несложно.

• В Gmail нужно нажать на кнопку «Еще» (More) в верхней части окна и выбрать в выпадающем меню «Игнорировать». Теперь письма сразу будут отмечаться как прочитанные.

• В Outlook нужно нажать на кнопку «Пропустить» (Ignore) на вкладке «Главная» (Home). Можно пользоваться и сочетанием клавиш Ctrl + Del.

В обоих случаях можно изменить свое решение, если вы захотите вновь читать цепочку.

105. Шаблоны

Тут все просто: если вам периодически приходится отправлять однообразные, регламентированные письма, в которых одинаковые адресаты, тема и тело письма (за исключением некоторых переменных), то стоит воспользоваться именно шаблоном.