Читать «Бизнесхак на каждый день. Экономьте время, деньги и силы» онлайн - страница 32

В Outlook

Подготовьте стандартную форму письма с адресатом, темой и текстом, который не будет меняться.

Далее нажмите Файл → Сохранить как → Шаблон Outlook и придумайте название для шаблона.

Теперь вы можете вызвать шаблон следующим образом:

Создать элемент → Другие элементы → Выбрать форму → Шаблоны в файловой системе → В списке файлов выбираете нужный шаблон.

В Gmail

Сначала нужно активировать следующую опцию:

Настройки → Лаборатория → Шаблоны ответов.

В правом нижнем углу в окне с новым письмом нажмите на кнопку со стрелкой – в выпадающем списке появится пункт «Шаблоны».

Подготовьте шаблонный ответ и сохраните его с помощью этой опции – и в будущем вы сможете вставлять его в сообщения одним щелчком.

106. Задержка отправки в Outlook

Письмо можно отправлять не сразу, а отложить отправку до указанного срока.

Для этого нужно нажать на кнопку «Задержка доставки» в разделе «Параметры» на ленте инструментов во время редактирования письма.

Когда это нужно?

1. Если мгновенный ответ нежелателен.

2. Если необходимо распределение вашей рабочей нагрузки (разобрать всю почту за один раз, но не получать все ответы одновременно) или нагрузки руководителя/коллеги (например, вы можете отложить отправку на один-два дня, чтобы коллега не получал письмо в первый день после отпуска, если оно не срочное).

3. Могут быть и другие частные случаи.

107. Автозамена в Outlook

Автозамена сэкономит очень много времени. Если вы регулярно используете в своих письмах одни и те же выражения и фразы («Коллеги, добрый день», «Спасибо за ваше письмо», «Всего доброго» и т. д.), то стоит настроить для них автозамену. Пусть при вводе первых букв выражения в теле письма Outlook будет автоматически заменять их полным выражением:

• вд → Всего доброго!

• *Отв → Я обязательно отвечу на ваше письмо в течение двух дней;

Естественно, вы можете настроить любые сочетания – это не обязательно должны быть первые буквы слов из выражения.

Для того чтобы настроить автозамену, откройте параметры Outlook, выберите раздел «Почта», нажмите на кнопку «Орфография и автозамена»:

В появившемся окне нажмите на кнопку «Параметры автозамены» и далее в пункте «Заменять при вводе» укажите краткие версии выражений и их расшифровки.

После ввода каждого нового сочетания нажимайте кнопку «Добавить».

Теперь при вводе кратких сочетаний в теле письма у вас будут автоматически появляться полные выражения.

108. Быстрые блоки Outlook

Быстрые блоки напоминают автозамену, но в отличие от нее позволяют вставлять сразу целые абзацы (блоки) текста в письмо. А от шаблонов они отличаются тем, что вызываются гораздо быстрее – не нужно совершать лишних кликов.

Выделите в теле любого письма абзац (или несколько абзацев), который вам приходится часто вставлять в свои сообщения. Можно для этого создать новое письмо, если под рукой нет подходящего.

Перейдите в раздел «Вставка» на ленте инструментов, нажмите на кнопку «Экспресс-блоки» и нажмите в выпадающем меню кнопку «Сохранить выделенный фрагмент в коллекцию экспресс-блоков».