Читать «Делегирование полномочий» онлайн - страница 13

• предоставить информацию, без которой он не сможет самостоятельно справиться с проблемой, или, еще лучше, сообщить, где с ней можно ознакомиться;

• воодушевить его на принятие собственных решений. (Если это подтолкнет сотрудника к разработке собственных способов выхода из сложившейся ситуации, прекрасно.)

Для других задач, где существует необходимость приобретения некоторых практических навыков, инструкции – существенный элемент обучения. Проводить инструктаж нужно в четыре этапа:

1. продемонстрировать все действия в нормальном режиме;

2. повторить медленно, объясняя каждый этап;

3. предоставить инструктируемому сотруднику возможность выполнить указанные действия, сопровождая объяснениями весь процесс;

4. и только после этого дать ему возможность сделать всю работу самостоятельно.

Обучение дает исполнителям шанс взять на себя ответственность не только за выполнение задания в статусе подчиненного, но также продолжить самоусовершенствование.

Промежуточные отчеты

В завершение инструктажа нужно обсудить и согласовать процесс наблюдения и вашего содействия в ходе выполнения задания. Вы должны иметь возможность убедиться, что работа продвигается в соответствии с планом, но делать это нужно таким образом, чтобы ваше участие воспринималось не враждебно. Человеку, выполняющему задание, крайне важно знать о существовании определенных сроков, когда необходимо докладывать о его продвижении. Например: «Мы можем договориться о, скажем, еженедельном обсуждении процесса, но если у вас возникнут хоть малейшие сомнения, будьте добры сразу же поставить меня в известность и проанализировать сложившуюся ситуацию».

Составление плана действий после проведенного инструктажа дает людям чувство уверенности в том, что все организовано должным образом и они в любой момент могут рассчитывать на поддержку. В план необходимо включить:

• Составление согласованного графика наблюдения за ходом выполнения задания. Например: «Нам необходимо обсудить план действий по мониторингу процесса и установить периодичность сравнения промежуточных результатов с обозначенными стандартами».

• Организацию последующих встреч, как во время выполнения задания, так и итоговых (или серии встреч, если задание долгосрочное). Например: «Можем ли мы организовать следующую встречу через неделю, чтобы убедиться, что все идет согласно плану?»

• Напоминание о том, что к вам всегда можно обратиться за консультацией. Например: «Помните, что в случае необходимости вы должны без колебаний задавть вопросы».

Как только задание поручено, а система предоставления отчетов согласована, предоставьте исполнителю возможность взяться за дело. Кроме этого, необходимо настроить себя на то, что другие специалисты могут выполнить работу по-своему и что в результате именно этот вариант и окажется лучшим. Предоставляя свободу в выборе способа выполнения задания, при условии достижения целей и соблюдения стандартов, вы даете возможность коллегам развить их собственные умения, обрести уверенность и насладиться процессом работы.