Читать «Делегирование полномочий» онлайн - страница 11

Обсуждение деталей

Как только обрисована общая картина, вы можете переходить к более глубокому обсуждению задания. Это означает детальное обговаривание всего, что включает в себя работа: какая предполагается степень ответственности, какие полномочия будут гарантированы. Например, если делегируется редактирование письма, вам необходимо более конкретно остановиться на описании таких моментов.

• Степень ответственности за выполнение поручения. «Я бы хотел, чтобы вы взяли на себя написание целевого письма. Вы будете ответственны за его отправку, равно как и за его сохранение в исходящей документации. Нужно будет проверить список всех потребителей и убедиться в том, что имеющиеся у нас данные актуальны на текущий момент».

• Содержание задания. «Если вы ознакомитесь со стандартным письмом и просмотрите каждый из двенадцати файлов с информацией о заказчиках, то получите представление о предыдущих запросах и сможете корректировать их требования в контексте текущих обстоятельств. После этого вы поймете, как отредактировать письмо так, чтобы оно подходило для каждого заказчика».

• Делегируемые полномочия. «Вы можете представиться как человек, ответственный за отношения с общественностью, дав таким образом понять, что сотрудничать следует непосредственно с вами».

Взаимное обсуждение предмета поручаемой работы дает возможность задействованным исполнителям получить ясное представление о предполагаемых действиях. Это вовлекает их в анализ возможных способов выполнения задания и позволяет сделать первые шаги в разработке стратегии и тактики его осуществления.

Описание истории вопроса

Наряду с ознакомлением с деталями задания необходимо дать людям представление о всем контексте работы, чтобы они не оказались вынуждены справляться с теми аспектами задания, к которым абсолютно не подготовлены. Важно помнить, что другие не видят такой же полной картины, как вы, поэтому исполнители должны получить исчерпывающую информацию об условиях, в которых выполняется задание – его возможные ловушки, уязвимые места возможных задействованных лиц и т. д. В случае с презентацией, к примеру, это будет включать:

• Краткую характеристику успешных предыдущих презентаций, с непременным упоминанием о допущенных ошибках: «В целом после нашего визита гостиница была в приличном состоянии, но арендованный нами проектор оказался поврежден, поэтому необходимо найти другого поставщика».

• Используемый формат: «Обычно мы делаем короткие презентации, в конце задаются вопросы, это дает возможность участникам выразить свои сомнения».

• Детали о месте проведения: «Зал, который мы обычно используем… Человек, с которым вам необходимо контактировать… Господин Биггинс довольно сложный человек, но его помощник, господин Уэпшот, очень компетентный специалист и может оказать нам значительное содействие и помощь».