Читать «Делегирование полномочий» онлайн - страница 12

Стоит также огласить и особенные, обычно не излагаемые на бумаге детали, ибо, если вы стремитесь к успешному делегированию, исполнитель должен знать, чего ожидать, равно как и что в делать в любой ситуации.

Установка критериев

Следующий этап – определить критерии. Людям, которые берут на себя ответственность за выполнение задания, требуются стандарты, по которым они смогут оценить результаты своей работы. Им также необходимо знать, действительно ли их действия соответствуют установленным требованиям. Установка критериев подразумевает описание ожидаемых результатов, но не обязательно конкретизацию методов их получения. Объяснять специалисту, как выполнять задание, нужно лишь тогда, когда вы понимаете, что он слаб в этом вопросе.

При определении стандартов учитываются четыре основных аспекта: количество, качество, время и смета. Для инвентаризации архива стандарты будут выглядеть следующим образом:

• Требуемый объем: все файлы должны быть отсортированы и маркированы.

• Необходимое качество: все файлы должны быть маркированы стандартным способом и закодированы цветом согласно их типу.

• Ограничение по времени: инвентаризация должна быть закончена к концу месяца, завершающего финансовый год.

• Допустимая стоимость: общая стоимость новых, необходимых для выполнения этого задания материалов не должна превышать прошлогоднюю.

Определение критериев работы позволяет специалисту, который принимает поручение, быть полностью осведомлен о том, чего от него ожидают, и способен оценить, насколько он или она выполняет работу в соответствии с установленным уровнем. И что более важно, это существование стандарта, по которому вы сможете определить качество проделанной работы.

Обучение

В рамках инструктажа вам потребуется оценить имеющиеся у предполагаемого исполнителя навыки и определить, есть ли какие-то области, где для успешного выполнения задания сотруднку необходимо дополнительное обучение.

Валеты почти наверняка будут нуждаться в предварительном обучении, прежде чем вы позволите им приступить к работе самостоятельно. Однако вы так же легко можете встретить и Туза, которому потребуется помощь. Исполнительный секретарь, к примеру, будет удивлен, что 20-летний опыт не станет большим подспорьем, если придется работать с совершенно новой программой обработки текстов.

Важно помнить, что обучение предполагает совместные усилия и сотрудничество с исполнителями, а не создание директив. Существует два важных аспекта обучения: первый – это нацеливать людей на использование собственной инициативы и логики, другой – инструктировать их, практически вырабатывая необходимые навыки.

Для многих заданий нацеливающего характера обычно достаточно введения исполнителя в курс дела, чтобы он полностью уяснил все моменты, предусмотренные инструктажем. Для этого необходимо:

• ставить логические вопросы, чтобы помочь человеку самому догадаться, что необходимо предпринять;