Читать «Стань эффективнее» онлайн - страница 87

Знание позволит выполнить задание , а понимание позволит улучшать процесс приготовления , совершенствовать свои навыки , и если вдруг что-то произойдет не так , то понимание процесса работы позволит эти проблемы решить . Поэтому формируй понимание на своем собрании . Для того чтобы сформировать понимание у участников собрания , сначала тебе нужно ответить на вопрос : « Что должны понять участники после завершения собрания ».

Как ? Это второй вспомогательный вопрос , полностью он звучит так : « Как ты приведешь людей к пониманию ». Здесь говорится о том , что и как ты будешь использовать для этого . Какие вспомогательные инструменты и как будешь использовать , например , доску , проектор , флипчарт , таблицы , статистику , записи видео и многое другое .

Зачем ? Вот и третий вспомогательный вопрос . Который полностью звучит так : « Зачем участникам собрания информация , проговариваемая на собрании ». Здесь нужно пояснить коллегам и ответить на вопрос , чем будет полезна эта информация , для чего они вообще сидят на собрании и получают эту информацию и как им её потом использовать на благо бизнеса и компании .

Периодически меня приглашают на собрания в разные компании . Для того чтобы я дал конструктивные комментарии по тому , что прошло эффективно , а что можно исправить , так как для топ-лиц компании важно качество собрания . И сейчас мы поступим следующим образом : я расскажу о распространённых ошибках , связанных с использованием вспомогательных инструментов при проведении собрания , и сразу буду давать комментарии . Меня пригласили на собрание , которое запланировали в одной крупной компании . Целью руководителей компании было подведение итогов отчетного периода и планы на следующий . Начать собрание планировалось в 13.00, завершить в 18.00, то есть собрание было добрых пять часов , естественно , один час – это разделенный перерыв на кофе , занимающий тридцать минут , и два перерыва по 15 минут .

Люди собирались , но из девяноста трех человек подошли только восемьдесят четыре . Начать без них нельзя , и поэтому пришлось ждать . Собрание проводил генеральный директор компании , на нем присутствовало шесть его прямых подчиненных , у которых были свои подчиненные . Завершающими были директора магазинов , сотрудники которых на данный момент работали . Когда подошли опоздавшие сотрудники , собрание началось .

Опоздать можно по разным причинам , ситуации разные случаются , так , может быть , хватит оправдывать нарушение дисциплины ? Но как же форс -мажоры и другие критические ситуации ? Отвечаю – их нет . Все форс-мажоры – это в большинстве своем либо чья-то недоработка или отсутствие организации процесса . Форс-мажор или какая-то проблема не возникают просто так , как правило , их человек создает сам . Приведу самый простой пример , это ответ сотрудника про опоздания , и мы его сразу разберем . – Опоздал , потому что пробки на дорогах . – Да , такие ситуации часто встречаются , особенно в мегаполисах , хотя на самом деле человек не вчера появился в этом городе и это его далеко не первое утро , чтобы обвинять во всем пробки . Получается , что не пробки виноваты , а просто человек поздно вышел или заказал такси , так и это можно было избежать путем использования будильника , напоминаний и контроля времени . – Делал важный отчет , поэтому поздно вышел . – Здесь сотрудник хочет свалить на своего руководителя , объясняя это тем , что он не виноват , если бы не задача от руководителя . В таком случае можно было обсудить это с руководителем , чтобы сделать задачу в другое время . Странно ещё то , что руководитель не станет сам придумывать какие-то непонятные задачи , – это во-первых , а во-вторых , все задачи и отчеты делаются , как правило , систематически и можно было к ним просто подготовиться заранее . Опоздание является нарушением дисциплины , и опоздавшие на собрание директора в моем примере могут говорить о том , что и в работе у них тоже бывают неэффективные действия . Те , кому есть чем похвастаться , уже сидели на собрании . Потому что у эффективного сотрудника все идет по плану , и он показывает результат , он просто не сможет опоздать , так как у него нет такой возможности , ведь он все спланировал заранее . Поэтому с опозданиями мириться нельзя , нужно обратить на это внимание и дать понять то , что это не приветствуется в компании , как минимум , это неуважение к другим участникам собрания . Собрание началось , и в первую очередь начали с того , что проговорили про план собрания , представили спикеров , которые сегодня будут выступать , а далее начались награждения эффективных сотрудников . Проблемы были в том , что они были разбросаны по залу , а некоторые и вообще отсутствовали , так как работали или были на больничном .