Читать «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы» онлайн - страница 65

Если два или более проектов соперничают из-за ресурсов, организации нужно определить стратегические приоритеты. Согласованный и четко оговоренный процесс выбора проектов и обеспечения их необходимыми ресурсами помогает деполитизировать менеджмент проектов и сделать их более органичной частью бизнес-стратегии. Хотя за выделение редких ресурсов в конечном счете отвечают спонсор проекта и рабочий комитет, лидеру проекта важно указать на последствия нехватки необходимых ресурсов для достижения качества проекта или осуществления его в крайний срок. Вовлекайте рабочий комитет проекта или спонсора проекта в процесс принятия решений.

Проанализируйте всех ключевых игроков, которые могут быть заинтересованы в проекте, чтобы:

• понять их потребности;

• определить, что ожидается от отчетности и производительности;

• узнать, какие есть вопросы и затруднения;

• выявить предпочитаемые процессы общения;

• сократить потенциальные конфликты;

• выработать настрой на сотрудничество.

Ключевая задача на стадии планирования проекта — анализ заинтересованных лиц и обсуждение с ними проекта. Когда я (Бусеро) начал работать президентом отделения PMI, мое отделение не проводило членских мероприятий. Я предложил совету директоров своего отделения организовать профессиональное мероприятие PMI. Они согласились и договорились, что займутся этим как команда. Я считал, что профессиональное мероприятие будет хорошо принято, но я ошибался. Мы с командой запланировали мероприятие, не спросив участников, какой тип мероприятия их интересует. Наше оказалось успешным, возможно потому, что мы работали с огромной страстью. Но когда в финале мы провели опрос, то обнаружили реальные потребности участников. Теперь я обычно трачу время на то, чтобы задать вопросы заинтересованным сторонам. И они часто глубоко благодарны мне за то, что я обращаю внимание на их интересы.

Анализ заинтересованных сторон помогает менеджерам проектов понять, как разные лица могут влиять на принятие решений во время проекта. Простая схема заинтересованных лиц и шаблон рабочей таблицы доступны на сайте в разделе Offerings. Вы можете использовать ее, чтобы проводить изначальную оценку заинтересованных сторон. У вас получится график, описывающий уровень интереса и влияния каждой из сторон. В него включена таблица заинтересованных лиц, которая может быть использована, чтобы идентифицировать их интерес к проекту, их влияние, а также подходы к работе с каждым из них. Используйте эту информацию для того, чтобы двигаться вперед, обладая более полной информацией о потенциальных реакциях заинтересованных лиц во время стадий планирования и исполнения проекта.

Вот что одна студентка рассказала о схеме заинтересованных лиц.

Я считаю, что она обязательно пригодится мне при движении вперед, потому что поможет быстрее выявить заинтересованные стороны, а затем лучше определить их потребности и обеспечить некоторую степень контроля во время встреч по планированию и общения, позволив убедиться в том, что я ничего не упускаю из виду. Нет ничего хуже, чем услышать после исполнения проекта, что ты пропустила кого-то, и этот человек пишет: «Никто не спрашивал моего мнения по этому поводу!»