Читать «Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера» онлайн - страница 161

И последний ключевой момент – взаиморасчеты. Устанавливаем правило, согласно которому следующий аванс не выплачивается, если предыдущий не закрыт правильно оформленными документами. Все исключения из этого правила – только со служебной запиской от курирующего подразделения с визой генерального директора или лица, им уполномоченного.

Донести эту информацию до контрагентов можно несколькими способами. Например, сделать информационный стенд перед входом в бухгалтерию. Еще лучше – создать соответствующий раздел на сайте компании и при возникновении любых вопросов не тратить время на долгие разъяснения, а рекомендовать всем читать этот раздел.

Не лишним будет создать стандартный договор и указать в нем все перечисленные выше ключевые условия, связанные с графиком документооборота и порядком взаиморасчетов. А контроль исполнения условий договоров настроить при помощи внутренних отчетов из бухгалтерской программы.

14.3. Какая внутренняя отчетность потребуется для эффективной работы с контрагентами

Официальной отчетности, которую бухгалтерия формирует по запросам внешних пользователей или в соответствии с действующим законодательством, для эффективного контроля процессов в текущем режиме явно недостаточно. Поэтому необходимо настроить формирование комплекта внутренней отчетности, которая позволяла бы оперативно выявлять все отклонения от установленных правил работы с контрагентами.

Внутренняя отчетность не должна быть сложной. Лучше создать несколько простых отчетов, каждый из которых будет решать по одной задаче. При этом основными должны стать «Отчет о соблюдении графиков документооборота», «Контроль уровня дебиторской задолженности» и «Отчет о ходе сверки взаиморасчетов».

В отчете о соблюдении графиков документооборота ответственный бухгалтер должен видеть объем документов, поступивших с опозданием или пока не поступивших, так называемых виртуальных документов. Чтобы картина была нагляднее, объем таких документов полезно оценивать не только в рублях, но и в штуках. Например, объем несвоевременно полученных документов составил 500 тысяч рублей. А если измерять в штуках, это может быть один документ, а могут быть все 500.

Контроль уровня дебиторской задолженности должен показывать наличие незакрытых авансов в следующей аналитике: контрагент, договор, документ.

Чтобы цифрами, получаемыми в этих двух отчетах, можно было управлять, нужно настроить возможность сортировки этих цифр по срокам, а также по ответственным подразделениям – отделу снабжения, отделу маркетинга и т. д.

Отчет о ходе сверки взаиморасчетов – результирующий, то есть подводящий итоги работы с контрагентами за определенный период, поэтому о нем стоит поговорить отдельно.

Как известно, сверку взаиморасчетов с контрагентами необходимо осуществлять как минимум раз в год – в рамках проведения инвентаризации счетов учета расчетов.

Но можно проводить и чаще, например раз в квартал, а с контрагентами, по которым идет очень большой объем сделок, желательно делать сверку ежемесячно.