Читать «Автосервис. Торговые операции: Практическое пособие» онлайн - страница 189

Управление запасами при ручном учете

Система управления запасами без использования ЭВМ включает применение двух типов карточек учета запасов: одна – для управления запасами (рис. 8), т. е. для сбора информации по управлению, другая – оперативного учета (рис. 9), т. е. для обычного учета поступления и расхода деталей.

В верхней части карточки, предназначенной для управления запасами, содержится обычная информация. В следующей группе строк записывается информация, необходимая для принятия обоснованных решений по управлению запасами:

• группировка запасов (ABC и XYZ);

• период контроля;

• время исполнения заказа (интервал поставки);

• расход изделий за период контроля;

• расход изделий за время исполнения заказа;

• страховой запас.

Если применяется система с фиксированным интервалом пополнения запасов, то перечисленной информации достаточно для расчета величины требуемого запаса. В соответствующей строке карточки, где показана величина требуемого запаса, имеется ряд клеток для ее корректировки при изменении ситуации.

Рис. 8 . Карточка для управления запасами

При применении системы с фиксированным интервалом устанавливают фиксированную точку (уровень) заказа, которая определяет резервный уровень заказа, обычно эквивалентный суммарному числу деталей, расходуемых за один период контроля и один период исполнения заказа. В обычных условиях уровни запасов проверяются лишь в установленные сроки с интервалом в три-четыре месяца.

Рис. 9. Карточка для оперативного учета

Для непредвиденных случаев устанавливают уровень запасов, при достижении которого в период между проверками (вследствие неожиданно большого расхода деталей) должен быть сделан внеочередной заказ деталей.

В следующей строке карточки предусмотрено место для записи фиксированной величины минимального запаса, являющегося одновременно уровнем (точкой) заказа. Эта величина характеризует уровень запасов, при котором должно производиться их пополнение при фиксированном размере заказов.

Чтобы рассчитать этот уровень, нужно знать оптимальный размер заказа; для записи этой информации предусмотрена специальная строка карточки.

Следующая группа строк предназначена для записи цены детали. Здесь также предусмотрена возможность многократной записи последующих изменений.

Нижняя часть карточки содержит информацию о продажах, запасах и заказах детали. В первых двух столбцах указывается месяц и объем продаж детали в этот месяц. Третий столбец используется для записи скользящего итога объема продаж за последние 12 месяцев или же для нарастающей суммы продаж текущего года. В остальных столбцах отражается обычное движение запасов.

Организация работы системы управления запасами при выполнении операций вручную. Ручная система эффективна тогда, когда управляющий складом запасных частей пользуется поддержкой дирекции и располагает необходимыми техническими средствами.

Практика выработала ряд правил, придерживаясь которых можно добиться успешной работы ручной системы управления запасами.

1. Эффективное управление запасами позволяет сокращать вложения в запасы и увеличивать прибыль. Чтобы добиться таких результатов, необходимо иметь хорошо подготовленный и достаточно оплачиваемый персонал и обеспечивать ему хорошие условия работы.

2. Из обычной системы контроля и управления запасами выводят детали малой стоимости, а также детали, относящиеся к “мертвым” и бездействующим запасам. В результате вручную выполняются исключительно операции по анализу номенклатуры деталей, находящихся в движении.

3. Находящуюся в движении номенклатуру деталей разбивают на группы А, В, С и X, У, Z. Это дает возможность работникам склада запасных частей концентрировать свое внимание на деталях, которые составляют основную часть объема реализации и стоимости запасов.

4. Если для установления оптимальной периодичности контроля запасов используется принцип оптимального размера заказа, то каждую карточку учета запасов контролируют в установленный для изделия срок.

5. Информация, содержащаяся на карточках для управления запасами, позволяет также использовать компьютеры для обработки текущих данных о движении запасов и прогнозировании будущего спроса. Благодаря группировке номенклатуры хранимых деталей при выполнении этих операций возможна концентрация внимания на деталях групп А,В,Х и У.

6. Компьютеры используют для расчета скидок и для подготовки прейскурантов.

Определение скорости оборота запасов отдельных деталей. Для установления показателей по группам сбыта ( А, В, С) и группам запасов (X, У, Z) применяется простая выборка. После проведения этой работы карточка учета запасов каждого изделия кодируется следующим образом:

• группа сбыта (А, В, С);

группа запаса (X, У, Z);

• скорость оборота запасов.