Читать «Журнал PC Magazine/RE №11/2009» онлайн - страница 69

Примерный список требований к ERP-системе

ERP-система, как и любой другой продукт, имеет свои потребительские характеристики – и эти характеристики надо четко представлять. Не забывайте, что требования необходимо закладывать с учетом роста компании: то, что кажется избыточным сегодня, может оказаться жизненно важным впоследствии. Приведенный пример – безусловно, не истина в последней инстанции, но он дает представление об основных вопросах, которые нужно рассмотреть при выборе ERP-системы.

1. Управление бизнес-процессами предприятия в рамках нескольких родственных компаний.

1.1. Привязка всех документов и процессов к «своим» компаниям.

1.2. Нумерация счетов-фактур, приказов и других документов отдельно по каждой «нашей» компании.

1.3. Упрощенная система налогообложения.

1.4. Отчетность в разрезе компании.

2. Работа с клиентами.

2.1. Организация схемы «клиент – несколько юридических лиц». Контроль взаиморасчетов в разрезе клиента в целом.

2.2. ABC– и XYZ-категоризация клиентов.

2.3. Настройка скидок в зависимости от категории клиента.

2.4. Просмотр всех счетов, отгрузок, платежей, накладных и других документов по клиенту непосредственно на его карточке.

2.5. Закрепление менеджера за клиентом. Регулирование доступа менеджеров к своим клиентам, счетам и другим документам.

2.6. Формирование прайс-листа.

2.7. Учет ребейтов.

2.8. Установка и контроль лимита дебиторской задолженности для клиента.

2.9. Подарки клиентам.

2.10. Организация распродаж, акций.

2.11. Отгрузка товара на реализацию.

2.12. Настройка управленческих выборок по клиентам.

3. Управление поставками.

3.1. Фиксирование плановых сроков поставки по каждому поставщику и каждой группе товаров.

3.2. Организация цепочек поставок и их сквозной контроль.

3.3. Учет затрат на поставку и включение их в себестоимость.

3.4. Поставки «под заказ».

3.5. Учет ГТД.

3.6. Планирование платежей поставщикам.

3.7. Учет кредитов от поставщика.

3.8. Планирование потребностей в закупках.

3.9. Учет входящих документов.

3.10. Выбор лучшего поставщика.

3.11. Резервирование товаров в поставках.

3.12. Оптимизация сроков поставки.

4. Договорная деятельность.

4.1. Формирование и ведение базы договоров.

4.2. Процедура согласований и утверждений договоров.

4.3. Формирование текстов договоров на базе шаблонов.

4.4. Хранение отсканированного договора и других файлов в базе данных.

4.5. Контроль сроков окончания договоров.

4.6. Типизация договоров.

4.7. Маршруты согласований договоров.

4.8. Уровни финансовых полномочий сотрудников на подписание договоров.

5. Классификатор товаров.

5.1. Возможность организации древовидной структуры. Перенос позиций из ветки в ветку.

5.2. Просмотр текущей скользящей себестоимости товара и истории ее изменения.

5.3. Детализация логистических срезов.

5.4. Ограничение доступа пользователей на просмотр себестоимости и другой информации по товару.

5.5. Настройка аналогов, аксессуаров, совместимостей и других взаимосвязей товарных позиций.

5.6. Хранение в БД изображения товара, инструкций и др.

5.7. Просмотр истории движения товара по складу и истории остатка.

5.8. Поиск документов по товару.

6. Редактор отчетов.

6.1. Возможность настройки и коррекции шаблонов документов.

6.2. Выгрузка любого документа в такие форматы, как PDF, .xls, .doc, Open Office и др.

7. Ценообразование.

7.1. Автоматический расчет средневзвешенной себестоимости при приходе товара на склад.

7.2. Ожидаемая себестоимость.

7.3. Ручная коррекция себестоимости.

7.4. Возможность настройки различных зависимостей отпускной цены от себестоимости для разных групп товаров.

7.5. Настройка полномочий по минимально возможным ценам (или максимальным скидкам) для разных пользователей.

7.6. Настройка рекомендуемых скидок по клиентам, категориям клиентов, товарам, группам товаров, срокам, скидкам от количества и другим параметрам.

8. Сквозной учет товара.

8.1. Учет партий, серий, серийных номеров.

8.2. История партии, серийного номера.

9. Первичные документы.

9.1. Правильное отражение ГТД в счетах-фактурах при разных партиях товара.

9.2. Формирование таких документов, как счет, счет-фактура, акт выполненных работ, торг-12, доверенность, акт сверки, ТТН, договор, приказы по кадрам и др.

9.3. Учет возврата первичных документов.

10. Склад.

10.1. Учет серийных номеров изделий, история серийного номера.

10.2. Внесение в базу серийных номеров через сканер штрихкода (желательно).

10.3. Полноценное резервирование товара на складе.

10.4. Возможность частичной отгрузки товара.

10.5. Подбор товара на складе.

10.6. Распоряжения на отгрузку и на прием товара.

10.7. Учет товара на полках.

10.8. Перемещение товара между складами.

11. Система управления доступом пользователей.

11.1. Настройка функциональных ролей пользователей.

11.2. Привязка ролей к штатному расписанию.

11.3. Ограничение доступа пользователей к процессам и объектам системы.

11.4. Возможность ограничения доступа пользователей к документам в ходе процесса.

11.5. Ограничение кладовщиков доступом только к «своему» складу.

11.6. Ограничение кассиров доступом только к «своей» кассе.

12. Управление кадрами.

12.1. Настройка структуры подразделений компании.

12.2. Настройка штатного расписания компании.

12.3. Прием, увольнение сотрудников.

12.4. Формирование и печать приказов и трудовых договоров.

12.5. Расчет зарплаты.

12.6. Премии/штрафы.

13. Управление затратами.

13.1. Структура статей затрат.

13.2. Маршруты согласований заявок на затраты.

13.3. Уровни финансовых полномочий сотрудников на подписание заявок.

13.4. Начисление затрат.

13.5. Учет основных средств и закрепление их за сотрудниками.

14. Финансы.

14.1. Стандартные отчеты о прибылях и убытках, о движении денежных средств, баланс, дебиторы, кредиторы.

14.2. Отдельно показатели по задолженности поставщиков перед нами, нас перед ними и итоговой. То же самое с клиентами.

14.3. Анализ значений показателей отчетности в разрезе сделок, клиентов, менеджеров, товаров, товарных групп, «наших» фирм.

14.4. История показателей за прошедшие периоды, например история выручки за год по месяцам.

14.5. Конвертация валюты.

14.6. Многовалютность учета и финансовой отчетности.

14.7. Банковские кредиты и овердрафты.

14.8. Оформление займов у «своих» фирм.

14.9. Неопознанные платежи.

14.10. Налоговые компенсации.

14.11. Внереализационные доходы.

14.12. Открытие и закрытие «своих» компаний и расчетных счетов.

15. Производство.

15.1. Формирование структуры изделия.

15.2. Плановая и фактическая себестоимость изделий.

15.3. Формирование сводной потребности в производимых изделиях.

15.4. Формирование и диспетчеризация сменных заданий.

15.5. Маршрут изделия.

15.6. Определение и формирование потребностей в материалах.

15.7. Производство «под заказ».

15.8. Серийное производство.

А теперь возьмите этот перечень, добавьте в него то, чего, по вашему мнению, недостает. Имея на руках такой список, можно смело приступать к тестированию ERP-системы – в ходе знакомства делайте пометки по каждому требованию.