Читать «Бухгалтерский учет и налогообложение в бюджетных учреждениях» онлайн - страница 11
Unknown
тов за несколько месяцев документы помесячно разделяются листами бумаги
с указанием месяца.
Приложения к документам независимо от даты их утверждения или со
ставления присоединяются к документам, к которым они относятся.
Сложились определенные правила группировки в дела по видам и хроно
логии. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными
документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с ука
14
занными документами. Приказы по основной деятельности группируются
отдельно от приказов по личному составу; подлинные экземпляры приказов
по основной деятельности систематизируются и подшиваются в дела вместе
с приложениями в порядке их номеров. Документы к приказам по основной
деятельности группируются и подшиваются отдельно.
Приказы по личному составу группируются в дела в соответствии с уста
новленными сроками их хранения. Документы, являющиеся основанием для
издания приказа по личному составу, подшиваются в личные дела сотрудни
ков или образуют самостоятельное дело приложений к данным приказам.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому
они относятся по своему содержанию, независимо от времени их составления
или даты поступления. Например, отчет за 2008 г., составленный в 2009 г., должен быть отнесен к 2008 г.
Документы в отчетах необходимо располагать в определенной последова
тельности. Например, документы отчета о финансовой деятельности органи
зации, состоящего из баланса, объяснительной записки и приложений к ба
лансу, располагают в таком порядке: объяснительная записка к отчету, затем
баланс и в конце — приложения. Лицевые счета сотрудников организации по
заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются
в них в порядке алфавита фамилий.
Переписка группируется за календарный год и систематизируется в хро
нологической последовательности: документответ помещается за докумен
томзапросом. Обзоры, докладные записки, акты, справки и другие документы, отражающие основное содержание деятельности организации, группируются
в одном деле при условии, что они касаются одного и того же вопроса.
Папки с документами переплетаются. На титульном листе указываются
наименование организации, название и порядковый номер в деле с начала го
да, отчетный период (год, месяц), номер ведомости, общее количество листов
в деле, срок хранения дела.
До передачи в архив первичные документы, учетные регистры и отчеты
должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или в закрыва
ющихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бух
галтером.
В бухгалтерском архиве учреждения дела хранятся в течение установлен
ных сроков, по окончании которых они сдаются в соответствующий государ
ственных архив или подлежат уничтожению.
Отбор документальных материалов, подлежащих уничтожению, осущест
вляет постоянно действующая экспертная комиссия, решение которой
оформляется актом. После согласования с архивными органами подлежащие
уничтожению документы уничтожаются.
Изъятие первичных документов у организации разрешается только орга
