Читать «Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как» онлайн - страница 77

Эксперт – лидер мнения или главный специалист по теме обсуждения. Его задача – с высоты своих знаний предлагать идеи, разрабатывать или оценивать решения.

Секретарь – формулирует ключевые моменты, идеи и решения, которые являются результатом совещания. Он же ведет протокол совещания, предоставляет его на подпись лидеру и организовывает рассылку всем участникам, исполнителям и тем, кто должен быть проинформирован.

Организатор – организовывает и выполняет все мероприятия, необходимые для подготовки и обеспечения совещания.

Очень может быть, что для небольших групп вы сами будете исполнять все роли. В этом нет больших проблем при условии, что вы в каждый момент времени будете играть только одну роль и не будете их смешивать. Потому что если смешать, например, роль эксперта и роль ведущего, то у вас может появиться подсознательный соблазн выделить свое мнение как эксперта и ограничить возможность высказываться для других экспертов.

Определение даты, времени, места проведения и продолжительности совещания

Дату, время и место нужно выбирать так, чтобы обеспечить удобство проведения совещания и дополнительно сократить расходы времени на его проведение.

Начнем с места. Идеально – комната для переговоров. Если у вас ее нет – кабинет лидера совещания. Если и этого нет – любое помещение, в котором могут разместиться все участники, включая коридоры и другие явно не приспособленные для этого места.

Дату и время лучше выбирать так, чтобы не разрывать день на части: сразу с утра, перед обедом, сразу после обеда, в конце дня. Во всех этих случаях экономится время сотрудника на переход к месту совещания: он либо сразу приходит на него из дома или с обеденного перерыва, либо сразу с него идет на обед или домой. Казалось бы, мелочь, но мы экономим при этом как минимум 5-10 минут х количество участников.

Из практики и научных исследований известно, что если человека отвлечь, на то, чтобы снова вернуться в рабочий режим, он тратит дополнительное время. Поэтому производительность работы сотрудников за один продолжительный отрезок времени будет выше, чем если разбить его на два отрезка времени.

Продолжительность совещания в любом случае не должна превышать 1 час. После этого времени сосредоточенность участников на предмете совещания существенно снижается, а расходы времени катастрофически растут.

Поэтому чем короче совещание, тем лучше. И в этом вам помогут:

♦ тщательная подготовка (об этом мы поговорим отдельно);

♦ хорошая работа ведущего – он должен вести совещание в темпе и не позволять участникам отвлекаться на обсуждение других тем. Если в процессе проведения совещания всплывут другие важные вопросы, то для их обсуждения лучше назначить отдельные совещания, а ход проведения этого лучше не ломать;

♦ специальные мероприятия – нельзя позволять участникам расслабляться и снижать внимательность. Для этого существует много методов, включая такие экзотические, как замена удобных кресел на жесткие стулья. Короткие совещания вообще рекомендуется проводить стоя.