Читать «Fast-менеджмент. Управлять – это просто, если знаешь как» онлайн - страница 76

♦ вы хотите поделиться информацией или поставить всех в известность о конкретной ситуации;

♦ вы имеете дело с проблемой, которая требует рассмотрения с разных точек зрения;

♦ вы считаете, что группа испытывает необходимость в таком совещании. Лучше не созывать совещание, если:

♦ предмет обсуждения – это личный вопрос, который должен быть улажен один на один;

♦ у вас нет времени на его подготовку;

♦ проще и эффективнее решить задачу другим способом: записка, электронная почта, телефонный звонок, коллективное обсуждение в сети;

♦ задача не настолько важна, чтобы тратить на нее столько времени;

♦ участники совещания не имеют возможности к нему подготовиться. Подготовка к совещанию обычно включает в себя следующее:

♦ определение цели и ожидаемых результатов совещания;

♦ составление списка участников;

♦ распределение ролей во время совещания;

♦ определение даты, времени, места проведения и продолжительности совещания;

♦ выяснение следующих вопросов:

• какую информацию нужно подготовить для участников совещания;

• какую подготовку должны провести участники совещания до его начала;

• что должно быть сделано для организации проведения совещания.

Цель совещания

Первое, что нужно уяснить: у каждого совещания должна быть цель и должен быть результат (табл. 4.7).

Таблица 4.7. Примеры возможных целей и результатов совещания

Если невозможно сформулировать цель или результат, то совещание собирать нельзя.

Составление списка участников

Цель совещания определяет состав участников. Пригласите на совещание людей, которые:

♦ принимают решения по вопросам, связанным с достижением цели совещания;

♦ обладают знаниями, необходимыми для достижения цели совещания;

♦ будут исполнять принятые решения;

♦ по роду своей деятельности должны ознакомиться с информацией, которую вы предоставите во время совещания.

Приглашайте на совещание только тех людей, которые помогут вам достичь поставленных целей, при этом убедитесь, что вы обеспечили разные точки зрения. Вы можете повысить свои шансы на успех, пригласив ключевых игроков.

Особенно будьте осторожны с такими вещами, как статус совещания и предоставление информации участникам. Очень многие зря теряют время, принимая участие в совещаниях только потому, что должны поддерживать свой статус или должны быть в курсе происходящего. Вы можете резко сократить количество участников (и их расходы времени), если договоритесь заранее с теми, кто заинтересован только в информации и в поддержании статуса, о рассылке им протоколов совещания с возможностью для них дать потом свои комментарии.

Распределение ролей во время совещания

При подготовке к совещанию убедитесь, что вы распределили роли и обязанности. Один человек в процессе совещания может играть несколько ролей. Рассмотрим основные.

Лидер – тот, кто принимает решение о проведении совещания (или от чьего имени оно организовывается), определяет его цель, утверждает состав участников, принимает окончательное решение и подводит итоги.

Ведущий – тот, кто непосредственно проводит совещание, организовывает обсуждение, предоставляет слово участникам, следит за объективностью рассмотрения различных точек зрения, гасит возможные конфликты. В общем, именно он проводит совещание через все стадии вплоть до принятия окончательного решения и подведения итогов.