Читать «Управленческий документооборот. От бумажного к электронному» онлайн - страница 3

Свои профессиональные задачи в сфере документооборота видят также специалисты по информационной безопасности и защите информации, в том числе по технической защите передачи электронных документов по каналам связи и использованию криптографических средств.

Специалисты в области социально-экономического управления (как государственного и муниципального, так и менеджмента организаций) отводят коммуникациям роль связующих процессов в системе управления. Вместе с тем в большинстве современных учебных пособий по менеджменту проблематика документальной коммуникации обозначается как достаточно специфическая область без более детального ее рассмотрения.

Разработчики и поставщики программных продуктов, системные интеграторы и специалисты по управленческому консалтингу, как правило, реально оценивают сложность реализации проектов электронного управленческого документооборота. В их взаимодействии с практиками-управленцами в организациях накапливается опыт внедрения новых технологий. К сожалению, во многих случаях этот опыт остается в «базах знаний» самих организаций.

В предлагаемой книге впервые рассмотрены в их взаимосвязи следующие аспекты перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту в сфере управления:

документационный (документоведческий);

коммуникационный;

организационно-управленческий;

технологический.

Юридические аспекты электронного документооборота и вопросы информационной безопасности и защиты информации, являющиеся предметом многих специальных публикаций, в данной книге подробно не освещаются, а рассматриваются лишь в контексте комплексного анализа проблем перехода от традиционного бумажного к электронному документообороту.

Ряд методологических положений, связанных прежде всего с коммуникационными и организационно-управленческими аспектами, в том числе некоторыми аспектами оценки эффективности систем электронного документооборота, в данной книге сформулирован и обоснован впервые.

Книга подготовлена на основе обобщения практического опыта внедрения корпоративных систем электронного документооборота в российских организациях, знакомства с зарубежным опытом, а также практической деятельности и исследований автора в области деловых коммуникаций, информационного и инновационного менеджмента, документоведения и архивоведения.

Глава первая

Документ как предмет управленческого труда

1.1. Функции и структура современной управленческой документации

Практически любая сфера человеческой жизни связана с созданием и использованием документов. В сфере социально-экономического управления документы играют исключительно важную роль, представляя собой специфический предмет и результат управленческого труда.

Для характеристики роли документов в процессе управления, структуры и состава современной управленческой документации воспользуемся упрощенной кибернетической моделью, которая в равной мере применима к любому предприятию, корпорации, государственному учреждению и т. п. Эта модель иллюстрирует взаимодействие субъекта и объекта управления (рис. 1). В качестве субъекта управления (управляющей подсистемы) выступают соответствующие органы управления и лица, принимающие решения. Объектом социально-экономического управления (управляемой подсистемой) являются отдельные работники и коллективы (структурные подразделения или организация в целом), деятельность которых должна быть направлена на достижение поставленных целей. Социально-экономическое управление является многоцелевым, поэтому цели могут касаться как материальных процессов, происходящих в организации (например, связанных с ее производственной и сбытовой деятельностью), так и развития организации в целом, в том числе социального. Содержанием процесса социально-экономического управления является использование и сочетание различных методов управления: организационно распорядительных (административных), экономических и социальных (в том числе социально-психологических). Управленческое воздействие на объект управления осуществляется в форме принятия и реализации управленческих решений. С точки зрения технологии процесс управления представляет собой множество управленческих решений, находящихся на разных стадиях подготовки, принятия и реализации. При этом используется самая разнообразная информация, в том числе в документальной форме. Принятие и реализация значительной части управленческих решении связано с изданием соответствующих документов.