Читать «Управленческий документооборот. От бумажного к электронному» онлайн - страница 2

В числе факторов, сдерживающих применение систем и технологий электронного документооборота, обычно называют недостаточное развитие нормативной базы, экономические проблемы (поскольку внедрение новых технологий требует определенных финансовых затрат), а также психологические барьеры и недостаточный уровень компьютерной подготовки руководителей и специалистов, занятых в сфере управления. Однако проблема перехода к электронному документообороту в целом носит более сложный и масштабный характер, характеризуется недостаточной проработанностью ряда методологических и методических вопросов.

Сегодня уже становится очевидным, что требуется не простая замена бумажных документов на электронные, а реорганизация многих процессов работы. Электронные документы и электронный документооборот – это качественно новое системное явление. Поэтому необходима комплексная разработка этой проблематики и, соответственно, комплексный подход к внедрению и применению электронного документооборота.

При том, что проблемы электронного документооборота дискутируются уже давно (особенно активно с середины 1990-х гг.) и перспектива его масштабного применения стремительно приближается, в самом понятии «электронный документооборот» остается некоторая неопределенность.

Традиционная точка зрения документоведов и архивистов на документооборот фокусирует внимание на делопроизводственных процедурах, приеме-передаче документов, их движении в организации. По этой причине содержательная сторона электронного документооборота в значительной мере остается неразработанной.

Юристы рассматривают электронный документооборот как использование электронных документов в деловом обороте, в связи с чем внимание фокусируется на вопросах юридической значимости электронного документооборота и юридической силе электронных документов. При этом рамки электронного документооборота более широкие, чем обозначенные документоведами и архивистами, – это обращение документов не только внутри организации, но и за ее пределами, во взаимодействии с другими субъектами (где вопросы юридической силы документов особенно важны).

Специалисты по информационным технологиям во многом связывают документооборот со средствами и каналами доставки электронных документов, обменом электронными информационными сообщениями и созданием специализированных систем. В орбиту электронного документооборота сейчас входят различные средства: собственно системы электронного документооборота, электронные почтовые системы, Интранет, корпоративные порталы и другие корпоративные информационные ресурсы, а также Интернет и способы взаимодействия с территориально удаленными подразделениями и лицами.

Проблематика электронного документооборота стала также предметом внимания специалистов в сфере системного анализа, которые, как и специалисты по вычислительной технике, сходятся во мнении, что электронный документооборот представляет собой новое системное явление, не сводимое к задачам делопроизводства.