Читать «Руководитель проектов. Все навыки, необходимые для работы» онлайн - страница 75

Расскажите историю

Люди извлекают уроки, слушая истории. Они превращают безличное в личное. Когда-то я (Бусеро) работал в организации, где должен был ежедневно предоставлять директору финансовую отчетность. Время, которое уходило на эти доклады, мешало мне заниматься продажами. Я был уверен в услугах, которые предлагал, но меня раздражало и отвлекало помешательство на цифрах. Мне было физически больно… и я испытал облегчение, когда решил уйти из компании и основать собственное дело. Мои профессиональные ценности вступили в конфликт с надежностью этой должности и избыточными требованиями к отчетности.

Поделившись примером такого рода, вы поможете людям понять противоречивые ценности, расскажете о том, как другие разрешают свои конфликты, и мотивируете их сделать верный выбор.

Как разобраться с парадоксом

Опыт подсказывает нам, что в точке, где становится невозможно достигать противоречивых ценностей, нужно отказаться от части контроля, чтобы получить результат. Контроль — это, в сущности, иллюзия. Природа существует в хаосе. Мы пытаемся убедить себя и наших боссов в том, что мы, менеджеры проектов, контролируем их. Мы близко подходим к этой иллюзии и обычно куда больше знаем о проекте или программе, чем кто-либо другой. Но сколько бы мы ни старались, факт остается фактом: в мире существуют силы, которые мы неспособны ни понять, ни контролировать. Но это не снимает с нас обязанности достигать результатов. Как же тогда мониторить и контролировать проекты?

Фокусируйтесь на результатах и постоянной корректировке курса, чтобы оставаться в русле. Используйте минимально необходимые данные, чтобы быть в курсе. Ищите информацию, которая поддерживает практическое принятие решений. То, что мы можем зафиксировать каждый воспринимаемый кусочек информации, не означает, что мы должны это делать, а большинство организаций и не может себе этого позволить. Избыточные отчетность и статистика могут поддерживать ощущение комфорта, но это ощущение обманчиво. Постоянные диалоги с заинтересованными сторонами и подкрепление предполагаемых результатов — куда более эффективные меры для снятия тревоги.

Краткость, ясность и история — вот что поможет вам раскрыть, что вы чувствуете по поводу проблемы. Рассказывайте свои истории. Когда вы делитесь чувствами, то пробуждаете чувства в других и вербуете последователей. Будьте уверены, что результаты возможны, но они могут быть достигнуты и не вполне ясным образом. Черпайте силы в отваге и остерегайтесь вводить избыточный контроль, понимая, какие ограничения он может накладывать на поведение людей. Будьте гибкими — и вперед!

ЗАКРЫТИЕ ПРОЕКТА

В следующей истории мы расскажем о том, как нам не удалось добиться полного закрытия проекта и как это повлияло на мотивацию его участников.

Профессиональная ассоциация спонсировала крупное мероприятие, которое включало участие трех отделений из региона. Планирование мероприятия проходило так, как полагается в менеджменте проектов: было сформулировано и согласовано видение, приглашены выступающие с реальными и интересными докладами, которые соответствовали заявленной теме мероприятия, подписались спонсоры, событие хорошо освещалось, имелись промоматериалы, цитирующие ключевые моменты выступлений, проводились еженедельные отчетные встречи всех участников проекта. Были опубликованы ключевые документы, доступные для всех на сайте SharePoint. Менеджер проекта использовал сценарий «день в жизни», который позволил планировщикам пройти через все детали проекта, чтобы убедиться, что они ничего не упустили из виду. Энтузиазм был высоким, реакция позитивной, мероприятие прошло по плану, с максимальной посещаемостью, и финансовые показатели ассоциации также оказались прекрасными.