Читать «Как победить стресс на работе за 7 дней» онлайн - страница 48

И наконец, если задача не имеет значения и ее решение никому не нужно, помещаем ее в категорию «БРОСИТЬ». Хочу сразу предупредить: вы должны обязательно сообщить тому, кто дал вам такое поручение, что вы не станете его выполнять. Не стоит нарываться на выговор только потому, что руководство было уверено, что вы работаете над порученной задачей.

Эффективность совещаний

Когда речь идет о тайм-менеджменте, то самый надежный способ высвободить время для других дел заключается в повышении эффективности деловых встреч. Мне всегда приходилось тратить значительную часть рабочего времени на деловые встречи и совещания. Порой мне казалось, что эти мероприятия не имеют никакой цели, повторяют другие встречи, на которых я уже присутствовал. Со многих совещаний я выходил, недоумевая, было ли принято какое-то решение или нет.

Плохая организация совещаний и деловых встреч порождает неопределенность, размывает ответственность и запутывает подотчетность. Особенно тяжело приходится тем, кто не присутствовал на встрече. Кроме того, любое совещание стоит денег. Когда в следующий раз вы отправитесь на совещание, попробуйте прикинуть, сколько денег в час получают все собравшиеся за столом. Вы поймете, что час совещания обошелся фирме в кругленькую сумму.

На каждом совещании должен быть председательствующий. Все присутствующие должны руководствоваться простыми правилами.

Ответственность председательствующего

• Начать совещание вовремя.

• Убедиться в том, что все телефоны и ненужное электронное оборудование отключено.

• Придерживаться повестки дня и регламента: нет повестки – нет совещания.

• Подтвердить цели и задачи совещания.

• Убедиться в том, что все присутствующие участвуют в процессе.

• Контролировать дискуссию и следить за регламентом.

• Подвести итоги.

• Завершить дискуссию, сообщив, что было достигнуто, каковы возможности для улучшений и о чем следует поговорить в следующий раз.

• Зафиксировать результаты и распространить информацию среди участников.

• Закончить совещание вовремя.

Простые правила для всех участников

• Прийти вовремя.

• Подготовиться (прочесть отчеты и документы, разосланные заранее, подготовить вопросы).

• Знать повестку дня.

• Эффективно участвовать в процессе (если не можете участвовать, то лучше не приходить).

• Способствовать решению проблем.

• Проявлять уважение к точке зрения других участников.

• Придерживаться темы (не уводить дискуссию в сторону, отклоняясь от повестки дня).

• Делать заметки.

• Исполнить принятые решения.

Эти правила проведения совещаний (как и любые другие правила поведения) должны быть приняты и усвоены всеми сотрудниками.

Умение говорить «нет»

Все мы – взрослые люди. Чтобы иметь возможность определять приоритеты и регулировать рабочую нагрузку, нужно уметь говорить «нет». Поройтесь в памяти. Сколько раз вы говорили себе: «Я не могу отказаться, иначе у меня будут проблемы»? Если вы соглашаетесь взяться за работу, то большинство руководителей и коллег полагают, что вы делаете это сознательно и действительно можете выполнить просьбу.