Читать «Холакратия. Революционный подход в менеджменте» онлайн - страница 58
Брайан Дж. Робертсон
Порядок тактического собрания
1. Вводный раунд
Цель: отметить, что отвлекает ваше внимание, сформулировать вслух и отпустить. Этот раунд – святая святых, здесь не допускаются никакие споры. Его смысл в том, чтобы все сосредоточились на данном моменте и на предстоящем собрании.
2. Обзор чек-листа (контрольного списка)
Цель: обеспечить прозрачность периодических действий. Фасилитатор зачитывает список периодических действий по каждой роли; участники отвечают «есть» или «нет» по каждому пункту за предшествующий период (например, за предыдущую неделю).
3. Обзор метрик
Цель: создать полное представление о текущей ситуации.
Каждый исполнитель роли, которой назначена метрика, кратко по ней отчитывается, отмечая новую информацию.
4. Отчет о ходе работы
Цель: отчитаться о ходе работы по ключевым проектам круга.
Фасилитатор зачитывает название каждого проекта с доски проектов и спрашивает, есть ли новости. Ответственный за проект либо отвечает: «Ничего нового», либо рассказывает, что изменилось со времени последнего собрания. Допускаются вопросы, но не дискуссия.
5. Формирование повестки дня
Цель: сформировать повестку дня из кратких пунктов.
Составляется список напряжений, которые нужно проработать; каждый пункт формулируется одним словом или словосочетанием. Дискуссии не допускаются.
6. Сортировка вопросов
Цель: проработать все пункты повестки дня за отведенное время. Порядок проработки каждого пункта:
7. Заключительный раунд.
Цель: собрать полезную информацию от собрания. Каждый участник может высказать свое мнение о собрании; дискуссия не допускается.
Прозрачная информация
Еще один важный фактор эффективности операционной деятельности в холакратии – создание общего пространства для демонстрации текущих проектов, контрольных списков и соответствующих метрик. Это называется визуальной системой управления. Такое пространство может быть как физическим (доска на стене), так и виртуальным (страница во внутренней сети компании, общая электронная таблица, веб-приложение, позволяющее отслеживать ход проектов).
Теперь рассмотрим на примере, как проходит тактическое собрание в нашей компании «Гаджет-Плюс». После вводного раунда, который проходит в том же формате, что на управленческом собрании, тактическое собрание переходит к этапу обзора контрольного списка. Чек-лист – это список периодических действий, которые участники команды намерены выполнять регулярно; цель этого этапа – обеспечить прозрачность выполнения каждого периодического действия за предыдущую неделю, месяц или иной целевой период. Пункты контрольного списка определяет либо сам исполнитель роли, либо кто-то из участников круга, формирующий запрос на то, чтобы исполнитель роли включил то или иное периодическое действие в свой чек-лист. Чек-лист – это простой, но эффективный инструмент, позволяющий проверять, выполняются ли периодические действия (во всяком случае, те, что добавлены в список) с заданной регулярностью. В нашем примере у круга «маркетинг» есть ежемесячный пункт контрольного списка – «отправка рассылки по электронной почте». Фасилитатор зачитывает пункт, и лид-линк круга «маркетинг» отвечает «есть» – действие за предыдущий месяц выполнено. У менеджера веб-сайта еженедельный пункт: «резервное копирование сайта и базы данных». Фасилитатор зачитывает пункт, и менеджер веб-сайта отвечает «нет» и добавляет краткое объяснение: «У нас проблемы с веб-приложением резервного копирования, мы работаем над решением вместе с провайдером». Другой участник круга замечает: «У нас все время проблемы с этим приложением, так может…» Но открытая дискуссия на данном этапе не допускается, так что фасилитатор быстро прерывает комментарий и предлагает этому участнику, если ему есть что обсудить, выступить с пунктом повестки дня на этапе сортировки. Текущий этап предназначен для быстрого сбора информации, а не для выявления или проработки напряжений, связанных с этой информацией.
