Читать «Смерть от совещаний» онлайн - страница 82

Неизбежные трудности

Самое очевидное препятствие на пути внедрения ежемесячных стратегических встреч (и их ситуационной разновидности) – это неспособность выделить для них достаточно времени.  В горячке ежедневного графика вечно занятым руководителям выкроить три‑четыре часа для обсуждения пары вопросов сложнее, чем может показаться. И тем не менее это критически важно. Даже чтобы сформулировать серьезный, ключевой вопрос, добраться до сердца проблемы, могут потребоваться сорок пять минут обсуждения в начале совещания.

С этим связана и другая проблема: перегрузка повестки.  Это большое искушение, и руководителей, которые хотят оговорить все важные вопросы сразу, можно понять. К сожалению, такой подход плохо сказывается на качестве обсуждения ключевых тем.

Чтобы избежать обеих трудностей, нужно позаботиться, чтобы каждой теме было уделено более чем достаточно времени: если надо решить три вопроса, совещание должно быть гораздо длиннее, чем когда тема всего одна. Если для этого всем участникам придется освободить целый день, так тому и быть.

Работая с руководителями, я вижу в их расписаниях очень много тактических и административных пунктов. Часто это результат адреналиновой зависимости, потребности непрерывно чем‑нибудь заниматься. Поначалу такие люди сопротивляются и не хотят выделять целый день на обсуждение стратегии, не желая терять ежедневную дозу адреналина. Однако, заставив себя выкроить время для стратегической дискуссии, они почти всегда довольны и удивляются, что не упустили ничего важного, пока их не было у себя в кабинете.

Другая трудность при внедрении стратегических совещаний возникает, если не проводить предварительных исследований и подготовки.  Качество стратегической дискуссии и принимаемых во время нее решений значительно улучшается, если немного подготовиться: исчезает невероятно частая проблема – решения на основе отдельных случаев. Чтобы обеспечить подготовку, главное, как можно раньше сообщить участникам, какие темы будут подняты на ежемесячном или ситуационном совещании. Разумеется, ведущий должен добиться, чтобы члены коллектива пришли на совещание подготовленными.

Наконец, нельзя не упомянуть последнюю трудность: боязнь конфликтов.  Ежемесячные и ситуационные стратегические встречи не будут эффективными, если у участников нет желания вступать в свободные, продуктивные дебаты по принципиальным вопросам. Это касается и последнего типа совещаний: ежеквартальных выездных обзоров.

Совещание № 4: ежеквартальные выездные обзоры

Выездные встречи руководителей заработали репутацию пустого, праздного времяпрепровождения, и во многих случаях совершенно справедливо. Руководители играют в гольф, лазают по деревьям, изучают коллективного внутреннего ребенка и занимаются другими интересными делами, а устойчивой пользы для организации мало.

Это совершенно недопустимо не только потому, что впустую тратятся время, деньги и авторитет, но и из‑за того, что в контексте всех остальных совещаний, обеспечивающих работу организации, выездные сессии должны играть важнейшую роль.