Читать «Полный порядок. Понедельный план борьбы с хаосом на работе, дома и в голове» онлайн - страница 148

Первая неделя

Синхронизация

На этой неделе вы можете:

Собрать воедино различные инструменты, имеющиеся в вашем распоряжении.

Необходимое время: от 120 минут (в зависимости от ситуации).

За эту неделю мы постараемся синхронизировать все инструменты, которые вы используете для работы. Сейчас ваш ноутбук, офисный компьютер, календарь и портфель похожи на спутники, которые независимо друг от друга вращаются вокруг планеты «Вы». Наша задача — превратить их в элементы одной солнечной системы.

РЕШИТЕ, БРАТЬ ЛИ С СОБОЙ ФАЙЛЫ

Если вы читаете эту книгу с самого начала, проходя месяц за месяцем, у вас уже есть файловая система. Если ее до сих пор нет, придется вернуться назад и все же создать ее. Файлы — хранилище необходимых вам материалов, но, к сожалению, картотеки нередко превращаются либо в архив, либо в шкафы для сувениров.

У топ-менеджеров, с которыми я работаю, файлов не бывает вовсе. Им не нужно хранить информацию и иметь к ней мгновенный доступ — зато у них есть помощники, которые этим занимаются. В каком-то смысле продуманная файловая система может заменить вам помощника. Безусловно, создание такой системы — один из самых сложных этапов. Но через несколько месяцев силы и время, потраченные на нее, окупятся с лихвой.

Отправляясь в командировку, вы, возможно, захотите взять файлы с собой. Но, согласитесь, трудно бывает понять, что именно класть в багаж. И тогда вы говорите: «Не знаю, что мне понадобится, — возьму-ка с собой все файлы». А ведь если бы вы все-таки приняли решение, это значительно облегчило бы командировочную жизнь.

Собирая файлы, подумайте, нет ли возможности взять лишь самые нужные? Некоторые профессии предполагают работу с большим количеством документов, и для них такие операции вряд ли будут актуальны. Но если вы не адвокат и не риелтор, скорее всего, сможете серьезно урезать количество документов, которые затем возьмете в дорогу.

Даже если вы забудете что-то важное, коллеге, оставшемуся в офисе, не составит труда найти в картотеке нужные бумаги и либо отсканировать их и послать вам по электронной почте, либо воспользоваться факсом. Сегодня во всех крупных отелях есть бизнес-центры, что существенно облегчает жизнь деловым людям.

ПОРТФЕЛЬ: ПОМОЩНИК ИЛИ ПРИЧИНА ГРЫЖИ?

Как ни странно, мне редко попадаются хорошо организованные портфели. Чего там только не найдешь — старые конфеты, сломанные степлеры, материалы давно законченных проектов и прошлогодних конференций… А что можно обнаружить в вашем? Не пожалейте времени и удалите из него все лишнее. Положите туда только то, что нужно вам всегда (к примеру, мини-степлер) или имеет отношение к задачам, которые вы будете решать в командировке.

Как обычно — несколько советов, которые помогут вам навести порядок в портфеле.

В дороге нам всем время от времени хочется перекусить. Никогда не кладите в портфель еду, которая может испачкать, протечь или лопнуть. Я как-то раз взяла с собой в полет из Лос-Анджелеса в Нью-Йорк бутылку кофейного напитка. Во время резкого снижения самолета над Нью-Йорком крышка бутылки деформировалась, и жидкость начала вытекать. Но заметила я это уже в такси — кофе капал мне на брюки. Мало того что я выглядела малоприлично, так еще и пахла, как кофейная лавка. Стоит поучиться на чужих ошибках. А когда вернетесь из командировки, не забудьте вынуть из портфеля всю оставшуюся в нем еду.