Читать «Как говорить, чтобы вас слушали» онлайн - страница 81

Научные данные:

Исследование больничных собраний, проведенное Studer Group

Studer Group – американская консалтинговая компания в сфере здравоохранения. В 2006 году она опубликовала результаты исследования собраний, которые проводятся в больницах и считаются эффективным методом развития всех организаций.

В течение четырех недель три больницы, участвовавшие в исследовании, собирали данные о типах собраний, их продолжительности и количестве присутствующих. Менеджеры и участники собраний также оценивали пользу и эффективность каждого собрания.

Затем менеджеры прошли тренинг, посвященный эффективному проведению собраний. После тренинга больницы снова собирали те же самые данные в течение четырех недель. В итоге количество собраний сократилось на 21 %, что привело к огромной экономии времени. И менеджеры, и участники собраний также отметили, что собрания стали намного полезнее и эффективнее.

Председатель собрания

Быть председателем или организатором собрания – важная роль, с которой вы должны справиться блестяще, если хотите с пользой потратить свое время и время других людей. Вы хотите, чтобы вас слушали, но на самом деле успешные председатели и организаторы говорят крайне мало. Однако важно, что они делают и как они говорят то немногое, что нужно сказать.

Мы рассмотрим три этапа: подготовка, проведение собрания и обратная связь, но для каждого этапа самое важное – не забывать о цели. Каких результатов вы хотите достичь? И, учитывая это, какой из четырех типов полезных собраний вы выберете?

Подготовка

Прежде всего, надо решить, какова цель собрания. Без полноценного ответа на этот вопрос ваше собрание будет бессмысленным и бестолковым, и его лучше отменить. Даже если есть веская причина для собрания, подумайте: «Нам действительно нужно встретиться?». Возможно, есть более эффективный метод обсуждения вопроса? Например, можно раздать информацию, поговорить с людьми индивидуально или распределить задания между людьми.

Если вы решили, что все-таки стоит провести собрание, то список действий, предложенный ниже, поможет вам эффективно подготовиться.

Подготовка к собранию

Сформулируйте четкие цели собрания.

Ограничьтесь несколькими целями, причем они должны быть взаимосвязаны. Если нужно провести две встречи с одними и теми же людьми, запланируйте две встречи одну за другой с перерывом между ними, вместо того чтобы устраивать одно длинное собрание с большой повесткой дня.

Выберите, проконсультируйте и пригласите участников.

Кто должен участвовать в собрании, чтобы выполнить поставленные цели? Не приглашайте людей по неверным причинам: чтобы не ранить их чувств, чтобы не оскорбить их достоинство или потому что вам кажется, что вы обязаны их пригласить. Какой вклад они внесут в обсуждение? Поговорите с ними, прежде чем составить повестку дня и список участников. Отправьте приглашения заранее, чтобы люди успели подготовиться.

Повестка дня.

Обдумайте серию обсуждений, направленных на достижение всех поставленных целей. Обдумайте их последовательность, продолжительность и организационные моменты. Запланируйте перерывы, чтобы усталость не повлияла на эффективность собрания.

Подготовительная работа.

Запланируйте, что вам и другим участникам собрания нужно сделать перед встречей. Составьте список справочных материалов и требований и подчеркните, что подготовка к собранию – важная часть собрания. При необходимости поговорите с людьми перед собранием, чтобы убедиться, что вам удалось заложить надежное основание для эффективного обсуждения, однако не приступайте к принятию решения до начала собрания.

Обдумайте дату, место и условия.

Когда лучше всего провести собрание? Если ваша организация работает по календарю, который позволяет автоматически запланировать подходящее время, воспользуйтесь этим. Обдумайте, в какое время дня провести собрание и насколько это сообразуется с обязанностями и внутренним распорядком дня участников. Подумайте, где провести собрание. Если есть выбор, подумайте, какой формат комнаты больше подойдет для тех типов обсуждения, которые вы предполагаете использовать. Например, обсуждение новых идей и отношений предполагает менее формальную обстановку, чем обсуждение возможностей и действий. Возможно, вам понадобится оборудование: например, визуальные средства, флип-чарты, или придется использовать коммуникационные технологии. Наконец, подумайте, будут ли у вас закуски и напитки. Без угощения собрание закончится быстрее, но угощение помогает участникам расслабиться и создает неформальную обстановку. Свежая вода должна быть всегда под рукой.

Раздайте повестку дня.

Распечатайте повестку дня со всей информацией и раздайте людям заранее, чтобы дать им возможность подготовиться. Включите дополнительный материал (или ссылки на него). Можно скачать образцы моей повестки дня, основанной на этих принципах: