Читать «Основы русской деловой речи» онлайн - страница 225

Если субъект действия не указывается, а подразумевается, то подлежащее отсутствует. Например: Высылаю Вам наложенным платежом…

Страдательный залог употребляется тогда, когда факт свершения действия имеет большее значение, чем указание на лиц, совершивших действие. Например: Оплата гарантируется… Письмо отправлено… Сроки выполнения работ срываются… Ваше предложение одобрено.

Составителям деловых писем нужно помнить, что с помощью залога выражается этическая оценка предпринимаемых действий. Например:

Роль порядка слов в передаче информации

Составление деловых писем требует учета информационной роли порядка слов в предложении. В письменной речи она возрастает к концу предложения, поэтому сначала до сказуемого идет вспомогательная информация, а затем – основная.

Смысл фразы меняется в зависимости от того, где расположена информация: в начале или в конце предложения. Например:

По решению арбитражного суда задолженность необходимо погасить до 12 августа 2007 года. Цель высказывания – указать срок погашения задолженности.

Задолженность необходимо погасить до 12 августа 2007 года по решению арбитражного суда. Цель высказывания – указать на организацию, которая вынесла решение.

Правила построения предложений

Выделим лишь некоторые из них:

1. При построении сложных предложений не следует соединять в одно предложение несколько самостоятельных законченных простых предложений. Например:

Транспорт и строительство – отрасли развивающиеся, все время что-то меняется, нужны профессионалы для работы в новых условиях.

Вариант редакции: Транспорт и строительство – отрасли развивающиеся и поэтому подвержены постоянным изменениям. Нужны профессионалы для работы в новых условиях.

2. При построении сложноподчиненных предложений с союзом «который» следует помнить, что слово «который» формально соотносится со словом, стоящим в главном предложении перед придаточным. Нужно стараться исключить наличие в главном предложении двух или более слов, соотносящихся со словом «который», чтобы не допустить возможности двоякого прочтения предложения. Например:

Проект возвращен на доработку автору, в котором было много спорных вопросов. Предложение составлено неправильно, так как неясно, в ком (или в чем) было много спорных вопросов (в проекте или в авторе?).

Правильный вариант: Проект, в котором было много спорных вопросов, возвращен на доработку автору.

3. Составление предложений с параллельными синтаксическими конструкциями, позволяющими представить в виде одного распространенного предложения значительный объем информации. Например:

Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ: готовит экспресс-информацию по тематике отрасли; комплектует фонд новейшими материалами в соответствии с отраслевым рубрикатором; проводит комплекс мероприятий.