Читать «Фокус: Достижение приоритетных целей» онлайн - страница 46

Эффективная система планирования

Говорит Стив Джонс

…Итак, помните, мы говорили, что эффективная система планирования отличается тремя особенностями? Давайте их кратко обозначим. Первое качество – целостность. Для этого есть следующие возможности.

Во-первых, можно делать записи на бумаге. Интересное наблюдение: многие люди перешли от записей на бумаге к использованию технических средств или пытались применять бумагу и электронику одновременно, но потом все равно вернулись к традиционным записям. Почему? Бывает трудно свести разные средства в единую систему. Но мне кажется, что трудностей можно избежать. Для одних самым лучшим решением будет бумажный вариант или карманное устройство вроде электронной записной книжки или компьютера. Для других – бумажные записи и настольный компьютер. Кто-то будет использовать все эти три средства. Сейчас люди пытаются уйти от записей на бумаге и обходиться только настольным и карманным компьютерами. Поступайте так, как удобно вам. С помощью некоторых моделей карманных компьютеров делать записи стало легче. Но для большинства людей – хотя, конечно, есть исключения – по-прежнему наиболее удобны бумага или ее комбинации с другими средствами.

Дело не только в удобстве записей, но и в возможности найти среди них нужную. Конечно, в карманных компьютерах есть функция «Поиск», но при ее использовании всегда возникает элемент везения. Можно несколько раз к ней обращаться и не находить нужных записей, хотя я знаю, что они есть, и впоследствии могу их неожиданно обнаружить.

По-видимому, лучший вариант – использование всех преимуществ новых технологий. Бумага же является только одним из инструментов, помогающих работать наиболее эффективно.

Вторая особенность эффективной системы планирования – ее мобильность. В этом нам тоже могут помочь записи на бумаге.

Третья характеристика – персонализированность планов.

Говорит один из участников семинара

Стив, как вы посоветуете, записи за сколько месяцев стоит держать в органайзере?

Говорит Стив Джонс

Хороший вопрос. Мы рекомендуем органайзеры разного объема – «Монарх» и «Классика»; они соответствуют трем месяцам. Это наши «Прошлый месяц», «Текущий месяц» и «Следующий месяц». Если работать с органайзерами типа «Компакт» или «Карманный», необходимо иметь записи за два месяца – прошлый и текущий. Без записей прошлого месяца сложно работать с рубрикой «Перейти».

Мы обнаружили, что 85 % дел, которыми занимаешься, связаны с событиями последних 30 дней. Поэтому, если вы сохраняете записи предыдущего месяца, бо́льшая часть необходимых сведений находится при вас. Если вы пользуетесь органайзерами «Классика» или «Монарх», у вас тоже есть возможность планировать следующий месяц. Это уже не обязательно, но, мне кажется, иметь при себе сведения за прошедший месяц действительно необходимо.

Мы часто упоминали электронную и голосовую почту и несколько раз говорили о том, что приходится отвлекаться или откладывать свои дела. Эти четыре фактора существенно влияют на течение вашего рабочего дня. Как бы хорошо вы ни организовали свое время, как бы хорошо ни планировали, они все равно могут вмешаться и повлиять на ваш день.