Читать «Русский язык и культура речи: курс лекций» онлайн - страница 71

По тематическому признаку проводится деление на деловую и коммерческую корреспонденцию. Переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия, называется деловой, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.

По структурным признакам письма делятся на стандартные (по определенному образцу) и нестандартные (ему составитель придает большое значение).

Первое и главное требование к деловому письму – убедительность, а значит, доказательность. Каждый вид письма имеет свою языковую формулу, т. е. устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер управленческой функции. Деловое письмо состоит из двух частей:

– вступления с изложением причин,

– вывода.

Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем Ф.И.О. и только потом адрес. В этом случае используется дательный падеж. Если не должностному лицу, то указывается название организации в именительном падеже.

Нужно помнить, что выражение благодарности в письменном виде считается более правильным, чем по телефону, а некоторые деловые письма, например письма-благодарности, должны быть написаны от руки.

В официальном письме частное лицо или представитель фирмы выступают как субъекты правоотношений. Содержание писем основывается на праве и может служить предметом правовой оценки. Правовая сущность официальной переписки определяет характер, стиль, язык деловых писем.

Искусство делового письма – в строгой функциональности. Образцом является телеграфный стиль. Составитель стремится с протокольной точностью передать смысл той или иной управленческой ситуации. Важной задачей в составлении письма является его информационное насыщение, т. е. целесообразное количество информации.

Каждое письмо, как правило, посвящено одному вопросу и располагается на одной странице. Абзац состоит из трех частей: абзацного зачина, абзацной фразы, комментирующей части. В зачине формулируется тема абзаца. Фраза содержит основную информацию. В комментирующей части подводится итог – поэтому, таким образом, в результате этого. Средняя длина абзаца составляет 4–6 предложений, каждое последующее предложение связано с предыдущим.

Различают два вида контекста: последовательный и параллельный. В последовательном одно вытекает из другого, в параллельном несколько последовательных предложений поясняют с разных сторон предыдущее предложение. Связь между предложениями абзаца осуществляется с помощью повторов: лексических (одинаковых слов), местоименных, семантических – употребление в двух соседних предложениях синонимов или антонимов, синтаксических – повторяется синтаксическая конструкция, но с другим наполнением, кроме того, используются слова или словосочетания, выступающие в роли связи, например, в порядке оказания помощи, согласно вашей просьбе, ввиду вышеуказанного.