Читать «Русский язык и культура речи: курс лекций» онлайн - страница 70
Галина Константиновна Трофимова
Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянными, так и назначенными. Акт оформляется на общем бланке. Текст делится на 3 части: введение, констатируемая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Завершают акт подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.
Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего предприятия с целью информации о сложившейся ситуации, о фактах, мешающих деятельности. Она содержит выводы и предложения. Ей предшествует заголовок.
Исполнительному директору предприятия
Ф.И.О.
Докладная записка
Дата
№
О приобретении компьютера
В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о приобретении компьютера.
Должность
Подпись
Внутренние докладные записки оформляются на простом листе бумаги, внешние – на бланке.
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, дипломного проекта) или объясняющий причины какого-либо события, поступка. Они делятся на две группы: первая группа – документы, сопровождающие основной документ, поясняющие его основные положения; вторая группа – документы по поводу каких-либо событий, происшествий, указываются причины какого-либо нарушения – гражданского или производственного. Объяснительная записка составляется в произвольной форме, не имеет заголовка.
Из рассказа М.Н. Задорнова «Задание выполнено» 1. Объяснительная записка.
«Я агент иностранной разведки – Джон Кайф. Родился по заданию ЦРУ. В совершенстве владею 14 языками, телепатией, йогой, каратэ, самбо… Фотографирую левым глазом. В правом проявляю микропленки… усилием воли могу вызвать землетрясение, цунами и такси… Но вот год назад я получил главное и, к сожалению, последнее задание: незаметно проникнуть на территорию СССР…
И я прошу настоятельно учесть, что я иностранный резидент, хочу добровольно сдаться, поэтому меня надо срочно переправить в соответствующее заведение».
Резолюция: «Гражданин, называющий себя иностранным резидентом,…переправлен нами в соответствующее заведение, где пребывает… с Наполеоном, Александром Македонским и астронавтом с Альфа-Центавра».
Начальнику экономического отдела
Иванову И.И.
от инженера Петровой В.В.
Объяснительная записка
Я, Петрова В.В., опоздала на работу в связи с тем, что на улицах города сложилась аварийная ситуация из-за сильного снегопада.
Дата
Подпись
Документы для внешнего пользования называются деловыми письмами. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры. ГОСТом для делового письма установлен специальный бланк для писем, содержащий реквизиты: адресат, заголовок, текст, отметку о наличии приложений, подпись. По функциональному признаку письма можно разделить на 2 группы: письма, требующие ответа (запрос, предложение, рекламация) и не требующие ответа (предупреждение, приглашение).