Читать «Гарантии и компенсации. Новые правила» онлайн - страница 67

При направлении работника в командировку по территории Российской Федерации и в зарубежные страны с безвизовым режимом въезда командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре. Оно является документом, удостоверяющим фактическое время пребывания в месте командировки (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него).

Командировочное удостоверение является важным документом для последующего подтверждения обоснованности произведенных организацией расходов, а для работника – подтверждением права на возмещение произведенных расходов.

Необходимо отметить, что личные данные работника и пункт назначения, указанные в удостоверении, должны совпадать с данными проездных документов. Наименование предприятия, указанное на лицевой стороне удостоверения должно совпадать с наименованием предприятия в графе отметок принимающей стороны на обратной стороне удостоверения.

Если же обязательные реквизиты не заполнены, либо заполнены неверно, а также отсутствуют печати и подписи уполномоченных лиц, то удостоверение может быть признано недействительным, что приведет к спору с налоговыми органами при выплате суточных работнику.

Перед отъездом в командировку командированному работнику должен быть выдан аванс на оплату командировочных расходов. Денежный аванс выдается в пределах сумм, причитающихся на оплату проезда, расходов по найму жилого помещения и суточных, исходя из норм, установленных законодательно либо в организации. Действующим законодательством предусмотрена выдача аванса в иностранной валюте при командировании работника за границу.

Для направления работника в служебную командировку необходимо:

· определение вида транспорта, на котором работник будет следовать к месту командировки, приобретение (предварительный заказ) билетов на транспорт до места назначения и обратно;

· бронирование мест в гостинице или определение иного места проживания;

· предварительное согласование встречи с принимающей стороной и т.п.

Как правило, все вышеперечисленные действия осуществляет секретарь организации. Тем не менее, решение подобных вопросов может быть возложено или на самого работника или на секретаря структурного подразделения либо иного работника.

Порядок возмещения командировочных расходов, установленный в организации, а также требования к оформлению документов, обязан разъяснить командируемому лицу бухгалтер, выдающий работнику аванс на командировочные расходы.

Итак, к оформлению документов предъявляются следующие требования:

а) в каждом пункте командировки в командировочном удостоверении нужно проставлять соответствующие отметки;

б) расходы должны совершаться в установленных организацией пределах;

в) возмещение производится по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, поэтому следует собирать все, что свидетельствует о произведенных расходах (счета гостиниц, различные проездные документы, счета за телефонные переговоры, расчетные документы на приобретенные товарные ценности, услуги и т.п.). Неподтвержденные документами расходы компенсированы не будут;