Читать «Семейный бизнес по-русски» онлайн - страница 105

Еще одна из разновидностей традиционных поглотителей – ожидание встреч, когда и своими делами не можешь начать заниматься, и партнер на встречу опаздывает. С этим поглотителем борется сам бизнес – этикет, который не поощряет опоздания, по каким бы объективным причинам они не происходили. Так как в этом случае вы посягаете на личную собственность другого человека – вашего партнера.

Чтобы максимально снизить временные затраты на поглотители, используйте следующие простые приемы:

– группируйте задачи, объединяйте однотипные. Например, сведите проведение всей бумажной работы к одному часу рабочего времени (например, с 11 до 12), сообщите о том, что со всеми вопросами к вам можно обращаться с 13 до 14 и т. д. У нас, например, начальник производственного отдела ввел строго отведенные часы посещения – с 10 до 11, и только в это время был готов принимать по любым вопросам нашу службу продаж. Введение было вполне разумным, несмотря на наше первоначальное недовольство, это позволило и нам сократить бесчисленное хождение по этажам. Если учесть, что мы сидели на втором, а начальник производственного отдела – шестью этажами выше, экономия времени оказывалась весьма существенной;

– уделяйте текущим делам строго определенное время. Остальное оставляйте на планирование;

– не забывайте устраивать перерывы. Встаньте, подвигайтесь. Если вы постоянно общаетесь с людьми, тогда лучшим отдыхом станет 15-минутное уединение. Смените обстановку;

– активно используйте любую образующуюся дыру времени. Во время пробки можете прослушать аудиокурс по иностранному языку или любимую книгу, решить определенные вопросы по телефону.

Еще одной эффективной техникой управления временем является процесс планирования. Планирование должно быть достаточно гибким, часть задач, которые определены у вас строго по времени, вы проставляете в график ежедневника и отводите на их решение необходимое количество времени. Не забывайте оставлять достаточное количество «воздуха» в вашем плане, иначе он может остаться невыполнимым. Часть задач долговременного характера привязываете к удачному случаю их решения, поездке в определенное ведомство, походу к определенному лицу. Самый простой пример – если я сегодня встречаюсь с Марией, обязательно надо передать ей фотографии. Или завтра надо идти к руководителю, захвачу накопившиеся за три дня вопросы, чтобы их обсудить. Подобная техника контекстного планирования называется «кайро-сом», или удачным случаем. Самое простое, что я применила на практике – завела несколько папок разного цвета, которые обозначила «Производство», «Склад», «Клиенты». Именно в эти папки я помещала все бумаги, касающиеся возникающих вопросов к этим структурам, папку я захватывала, когда отправлялась в этот отдел или брала в руки и просматривала, когда созванивалась с заказчиком. Это позволяло избежать бесконечной беготни по периметру завода и сильно экономило время. Для того чтобы ввести у себя систему работы с кайро-сами, вам нужно выделить место, куда нужно донести или откуда забрать информацию, решить определенные вопросы, и прикреплять к этому месту все появившиеся вопросы. Это могут быть не папки, а кармашки на общей стене, куда вы кладете информацию для передачи в указанное место. Можно завести информативную доску, где каждый ваш сотрудник, который планирует поездку в определенное учреждение, например в банк, записывает время отъезда. Тогда у каждого сотрудника появляется дополнительная возможность воспользоваться любезным «курьером» для передачи определенных бумаг.