Читать «Семейный бизнес по-русски» онлайн - страница 104

Выделите себе каждый день всего по 30 минут на разбор бумажных завалов. Важно, чтобы это стало систематическим занятием, так же как гимнастика или прием ванны.

Второе важное правило – замените бесчисленное количество бумажек, в беспорядке разбросанных по столу или приклеенных к компьютеру на один ежедневник, можно бумажный, можно электронный. Это позволит освободить рабочее пространство и поможет навести порядок в делах. Структурируйте всю рабочую информацию, чтобы не тратить на поиск нужного материала огромное количество времени. Именно поиск бумажек на столе или файла в компьютере – самый большой «вор времени», на него уходит иногда до часа вашего рабочего времени.

Проверьте и сведите к минимуму ваши поглотители времени. Самые распространенные из них приводятся ниже:

– неумение правильно поставить себе цель; замусоренное рабочее место; апатия к работе;

– отсутствие структурирования информации; поиск нужных телефонов, записей, заметок; прерывающие работу телефонные звонки; обращения сотрудников за помощью в незапланированное время;

– неумение доводить дело до конца; – длительные совещания; излишняя коммуникабельность;

– неумение разграничить свою и чужую работу, неверие в коллег и подчиненных.

Самым распространенным из всех является, разумеется, захламленный стол, из-за которого нужная бумага ищется неоправданно долго, записанный на клочке телефон оказывается под несколькими папками, визитка делового партнера может и вовсе затеряться среди вороха документов.

Вторыми по «вредоносности» являются прерывающие встречу переговоры, написание отчета или плана, телефонные звонки. Поэтому в определенные важные моменты лучше всего отключить у телефона звук, а затем перезвонить. Секретаря лучше научить не прерывать важных переговоров ни в при каких обстоятельствах, если только не объявлена эвакуация предприятия.

Еще один поглотитель времени – это проводимые совещания. Не секрет, что в ряде фирм планерки и совещания могут длиться часами. Например, у нас на комбинате – стандартно 40 минут. За это время многие успевали выспаться, некоторые приносили читать договоры, третьи писали отчеты, четвертые сочиняли шаржи с зарисовками собеседующихся. Вторник считался «черным» у руководства и одним из самых удачных дней у их подчиненных, именно из-за предстоящей планерки, потому что в это время не работали не только руководители, которым устраивали головомойки, не работало все заводоуправление. Походы в столовую и магазины, завтраки на рабочем месте, посещение сайтов вроде «одноклассников», переписка по внутренней почте, милые посиделки. Так один поглотитель времени, воровавший время руководителей, плавно перетекал в другой поглотитель – уже для подчиненных, который называется «излишняя коммуникабельность, или болтовня на личные темы». Это одна из самых актуальных проблем семейного бизнеса, так как с близким по духу и крови человеком проще найти бесконечные темы для разговоров, интересно его мнение, объединяет общность проблем и интересов. Особенно болтливыми оказываются чисто дамские и смешанные коллективы, гораздо меньше – мужские.