Читать «Самое главное в PR» онлайн - страница 438

Собрания, устраиваемые для целей связей с общественностью, могут иметь много форм и сильно отличаться по масштабам. Собрания могут быть неформальными и дружескими, они могут быть жаркими и полными борьбы или в большой степени формализованными сборищами, такими как банкеты и мероприятия в честь чего-либо. Каковы бы ни были размеры и форма собрания, хорошее планирование и энергичный председатель могут быть гарантией, что собрание достигнет своей цели, не доведя участников до изнеможения и остекленевших глаз.

Правила организации собраний

Подготовка и благоразумно приложенная твердость могут контролировать динамику собрания. Программа должна двигаться к завершающей цели в живом темпе. Редко от кого услышишь жалобу на то, что собрание было слишком коротким. У участников должно оставаться ощущение движения без признаков спешки. Организаторы и председатель могут создать эффективное собрание, следуя нижеприведенным 13 указаниям:

1. Если собрание открыто для публики, аудиторию следует сформировать путем распространения пресс-релизов и через другие формы извещения, например плакаты и объявления в клубах.

2. Следует составить повестку дня и придерживаться ее.

3. Собрание должно начаться точно в назначенный час.

4. Ораторам следует выделить конкретный промежуток времени и побуждать их кооперироваться.

5. Физическое состояние зала нужно проверить заранее – акустику, размещение аудитории, чтобы она концентрировалась в центре, перед ораторами, соответствующее освещение и свежий воздух, размещение визуальных средств до начала собрания и т. п.

6. Если возможно, следует избегать чтения протокола и записей в него. Распространение этих документов в напечатанном виде – один из способов разрешить эту пожирающую время проблему.

7. Печатный материал нужно раздавать аудитории в самом начале или перед закрытием собрания, не во время его ведения – это отвлекает.

8. Обсуждение нужно контролировать беспристрастно, с тем чтобы все слушатели имели адекватную возможность выразить себя, но им не позволялось бы далеко отклоняться от темы.

9. В ситуации спора особенно ценными становятся методики заинтересовывания публики. Установите лимит времени для каждого выступающего из зала – скажем, пять минут – и выдерживайте его. Иногда одна или две многословные личности захотят доминировать над остальными в дискуссии, или вереница ораторов будет повторять одинаковые разглагольствования. Специалисты по заинтересовыванию публики применяют специальные психологические методики для работы с группой, чтобы рассеять гнев, вызвать осмысленную дискуссию и превратить все мероприятие в сессию по решению проблемы. Группы по 4-6 человек работают над вопросом сообща, а затем докладывают на пленарном заседании, где их идеи должным образом фиксируются.

10. При дискуссии по общественно важному вопросу с участием специалистов председательствующий должен дать всем участникам дискуссии равную возможность быть услышанными. Посредник должен постараться равномерно распределить вопросы из зала между всеми участниками.