Читать «Кадровый учет для «упрощенцев»» онлайн - страница 9

Для того чтобы не путаться в документах, рекомендуется сделать опись документов в личном деле сотрудника.

В перечень документов в личном деле могут входить:

• копия паспорта;

• копия страхового свидетельства;

• копия ИНН;

• документы воинского учета;

• копии документов об образовании;

• трудовой договор;

• личная карточка;

• медицинская книжка;

• приказы о назначении на должность, переводах, награждениях;

• приказы о предоставлении отпуска;

• приказы о премировании.

В целом вести личное дело очень удобно, поскольку все документы находятся в одном месте и их не нужно долго искать. При этом личные дела работников целесообразно расположить по алфавиту.

Рекомендации:

1. Заведите личные карточки и личные дела на каждого из сотрудников компании.

2. Храните личные карточки и личные дела в течение 75 лет.

1.6. Штатное расписание

Штатное расписание является обязательным документом в компании. Согласно ст. 15 ТК РФ трудовые отношения регулируются в том числе штатным расписанием.

Для разработки штатного расписания можно воспользоваться собственной формой или использовать унифицированную форму № Т-3 (утв. Постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1).

Алгоритм составления штатного расписания следующий:

1. Назначьте работника, ответственного за составление штатного расписания.

2. Заполните основные реквизиты штатного расписания:

• наименование организации указывается в точном соответствии с учредительными документами;

• код по ОКПО содержит 8-разрядный идентификационный код предприятия или организации;

• «Номер документа»;

• дата составления указывается текущая;

• в строке «На период» указывается период действия штатного расписания;

• в гриф утверждения документа вносятся реквизиты приказа по основной деятельности, которым был утвержден данный документ.

3. Укажите в штатном расписании должности работников.

Согласно ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре с работником может указываться его должность в соответствии со штатным расписанием или конкретный вид поручаемой работы.

4. Проверьте, чтобы в штатном расписании были правильно указаны оклады работников. Нельзя, в частности, указывать «вилку окладов» или же иной оклад, чем в трудовом договоре.

Приведем фрагмент штатного расписания.

Рекомендации:

1. Несмотря на то, что унифицированные формы документов были отменены, штатное расписание указано в Трудовом кодексе РФ и поэтому обязательно к составлению.

2. Используйте унифицированную форму, установленную Госкомстатом РФ, поскольку она применяется много лет и вряд ли вызовет претензии у проверяющих органов.

Глава 2

Особые условия труда