Читать «Кадровый учет для «упрощенцев»» онлайн - страница 8

3. Трудовая книжка должна храниться у работодателя, поэтому нужно обеспечить хранение трудовой книжки. Не следует выдавать трудовую книжку на руки работнику, поскольку при проверке трудовой инспекцией компания или предприниматель могут быть привлечены к ответственности.

4. Трудовую книжку нужно заводить и на иностранных работников.

5. Если работник потерял трудовую книжку, то дубликат в связи с ее утратой обязан оформить новый работодатель по письменному заявлению работника.

6. Если работник является единственным в компании или предпринимателем без иных работников, то он вносит записи в трудовую книжку самостоятельно.

1.5. Личная карточка и личное дело

Личная карточка в Трудовом кодексе РФ как обязательный документ не поименована. Однако в унифицированных документах долгое время имел место такой обязательный документ, как личная карточка – унифицированная форма № Т-2 «Личная карточка работника» (Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1). Однако с 1 января 2013 г. унифицированные формы не являются обязательными к применению. Поэтому работодатель может личную карточку не вести. Но с такой позицией могут поспорить Роструд и трудовая инспекция. Так, в письме Роструда от 23.01.2013 № ПГ/409-6-1 говорится о том, что согласно п. 2 Постановления унифицированные формы первичной учетной документации, указанные в п. 1.1 Постановления (формы № Т-1 – Т-11), распространяются на организации, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации, независимо от формы собственности.

И если работодатель все-таки решил систематизировать данные о работнике, то в личной карточке необходимо указать следующие сведения:

• фамилия, имя, отчество работника;

• дата рождения;

• место рождения;

• гражданство;

• знание иностранного языка;

• образование;

• профессия;

• стаж работы;

• состояние в браке;

• состав семьи;

• паспортные данные;

• адрес места жительства;

• сведения о воинском учете;

• прием на работу и переводы на другую работу;

• аттестация;

• повышение квалификации;

• профессиональная переподготовка;

• награды, почетные звания;

• отпуск;

• социальные льготы, на которые работник имеет право в соответствии с законодательством;

• дополнительные сведения.

При увольнении сотрудника в разделе XI указывают основание увольнения со ссылкой на соответствующую статью ТК РФ, дату увольнения, номер и дату приказа о расторжении трудового договора. Последние графы личной карточки – подписи кадрового работника и сотрудника. Обратите внимание, что при увольнении личную карточку не нужно выбрасывать, ее нужно хранить в течение 75 лет.

Личную карточку необходимо отличать от личного дела. Личное дело также является не обязательным, поскольку не поименовано в Трудовом кодексе РФ. Поэтому предприниматель или же общество с ограниченной ответственностью могут не вести личное дело. Однако возникает разумный вопрос: как хранить документы при поступлении на работу, приказы о переводах, награждениях, отпусках? Удобнее всего это делать именно путем ведения личного дела. В личном деле будет храниться информация о том, что вы послали работника на переподготовку, провели аттестацию, зачислили работника в кадровый резерв на руководящую должность. Также в личном деле могут храниться данные загранпаспорта, например для приобретения билетов в заграничную командировку.