Читать «Эффективные письменные деловые коммуникации» онлайн - страница 6
Брайан Гарнер
В деловой переписке очень важно понимать следующие моменты, касающиеся целевой аудитории:
• ваши адресаты – занятые люди,
• как правило, они вовсе не обязаны читать то, что вы им написали;
• если вы не перейдете достаточно быстро к сути дела, они вас проигнорируют – так же, как и вы сами игнорируете получаемые вами длинные, путаные послания;
• если у них возникнут хотя бы малейшие затруднения при попытке вас понять, они прекратят читать, а их мнение о вас ухудшится;
• если ваше сообщение неэффективно, можете в этот день даже не вставать с постели – результат будет тот же.
Значение каждого из этих универсальных принципов повышается, если вы обращаетесь к вышестоящим сотрудникам организации. Таким образом, ваша задача при письме заключается в следующем:
• быстро убедить получателя, что то, о чем вы пишете, важно, причем важно для
• не терять времени зря, говоря об этом;
• писать настолько ясно и по существу, чтобы читать написанное было легко и даже приятно;
• использовать тон, располагающий к вам читателей, чтобы они захотели потратить время на чтение вашего сообщения.
Придерживайтесь этих правил, и вы создадите себе прекрасную репутацию. Это означает для вас не только получение конкурентного преимущества, но и экономию времени и денег.
Если вы пишете служебную записку коллегам, учитывайте их положение в организации и тот вклад, который они, как ожидается, должны вносить в ее успех. Отвечая на запрос клиента об отправке коммерческого предложения, позаботьтесь, чтобы оно охватывало все пожелания, упомянутые в запросе, а также не забудьте об отрасли, в которой работает компания клиента, ее размере и принятой в ней деловой культуре. Ваш тон, как и содержание письма, должны зависеть от того, кому вы пишете. Следует уделять особое внимание именно тем моментам, которые волнуют их больше всего. Это важнейший принцип – какие выгоды они от этого получат.
Непросто писать, обращаясь к большой и неоднородной группе людей, особенно если вы с ними не знакомы. Однако вы можете облегчить себе эту задачу, концентрируясь на каком-либо знакомом вам человеке. В приведенном ниже предисловии к опубликованной Комиссией по ценным бумагам и биржам США книге Plain English Handbook («Справочник по разговорному английскому языку») Уоррен Баффет предлагает совершенствовать написанный текст, ориентируясь на конкретного читателя:
Когда я пишу ежегодный отчет о работе компании Berkshire Hathaway, то воображаю, что разговариваю со своими сестрами. Мне нетрудно их себе представить. Хотя они очень умны, они не эксперты в области бухгалтерского учета или финансов. Они поймут разговорный английский язык, но профессиональная лексика может завести их в тупик. Моя цель заключается в том, чтобы просто снабдить их информацией, которую я хотел бы получить от них, поменяйся мы с ними ролями. Чтобы преуспеть в достижении данной цели, не обязательно быть Шекспиром, однако просто необходимо искренне хотеть донести нужную информацию.
