Читать «Бухгалтерия без авралов и проблем. Руководство для главного бухгалтера» онлайн - страница 176

Ниже приведен пример анализа и разрешения ситуаций.

1. Взаимоотношения со смежными отделами

1.1. Отдел снабжения

1.1.1. Оформление договоров с поставщиками

Проблема: Не все договора проходят перед подписанием через бухгалтерию, хотя бухгалтерия приказом генерального директора включена в состав визирующих подразделений.

Решение: Установление контрольной функции в канцелярии – канцелярия не ставит печать компании на договор, если на этом договоре отсутствует виза бухгалтерии.

1.1.2. Оформление счетов-фактур

Проблема: Счет-фактура не приходит вовремя или вообще не приходит.

Случай 1. Есть все документы кроме счета-фактуры.

Решение:

1) к счету 19 привязывается справочник «Возможность предъявить НДС к зачету» (статья «нет счета-фактуры»), а также справочник «Ответственный отдел» (значение «отдел снабжения»);

2) настраивается отчет по незачтенным суммам НДС на текущую дату в разрезе ответственных отделов;

3) устанавливается персональная ответственность за истребование документов у поставщиков и сроки истребования (увязывается с системой мотивации).

Случай 2. Нет вообще никаких документов

Решение:

1) открывается субсчет 60.03 «Неотфактурованные поставки», к которому привязывается аналитика «Ответственный отдел»;

2) настраивается отчет на текущую дату по субсчету 60.03 в разрезе ответственных отделов;

3) устанавливается персональная ответственность за истребование документов у поставщиков и сроки истребования (увязывается с системой мотивации).

1.1.3. Своевременное закрытие накладными (актами) авансов выданных

Проблема: Авансы, выплаченные поставщикам, висят и не закрываются в течение длительного периода времени. Процесс неуправляемый.

Решение:

1) к субсчету 60.02 «Авансы выданные» привязываются справочники «Контрагент», «Договор», «Документ», «Ответственный отдел»;

2) настраивается отчет по незакрытым авансам выданным, который можно формировать на любую (например, текущую) дату;

3) устанавливаются нормативные сроки закрытия авансов (в соответствии с условиями договоров) и персональная ответственность за своевременное закрытие авансов поставщиков (увязывается с системой мотивации).

И здесь есть одно очень важное правило: если задача слишком сложная, необходимо разбить ее на несколько более мелких подзадач. Предлагаю в качестве нормативного времени на выполнение одной задачи срок не более одной недели. Если опасаетесь, что за неделю ту или иную задачу выполнить будет сложно, обязательно разбейте ее как минимум на две части.

Например, бухгалтеру-кассиру Петровой нужно написать инструкцию на свое рабочее место. Учитывая постоянные отвлечения на текущую работу, сделать это за неделю будет непросто. Поэтому мы разбиваем инструкцию на две части: 1) в части оформления приходных кассовых ордеров; 2) в части оформления расходных кассовых ордеров.

Почему не дольше, чем одна неделя? Потому что лучше маленькими шагами, но вперед. Пусть маленькая задача – но зато решенная до конца. Кроме того, на выполнение небольшой задачи проще морально настроиться.

Справились с проблемой – констатируете: «Все, этот вопрос решен. Перехожу к другой задаче».