Читать «Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе» онлайн - страница 237

• Проверьте орфографию, синтаксис и пунктуацию.

• Убедитесь в том, что мысли изложены четко – особенно в отношении ожидаемого ответа или временных рамок.

• Перечитайте письмо, чтобы оценить его тон.

НАПИСАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ЗАПИСОК

По определению, служебная записка – это неформальный письменный документ, рассылаемый внутри офиса или компании с целью быстрого оповещения сотрудников о новостях, просьбах, процедурах и передачи другой внутренней информации. Сегодня служебные записки чаще всего рассылают по электронной почте, чтобы ознакомить с ними всех, кого эти документы касаются.

Формат служебной записки отличается от формата делового письма по адресу, приветствию, содержанию и заключению. Служебные записки можно печатать на бланках, но чаще всего в компаниях имеются стандартные формы в виде шаблонов текстовых редакторов. Служебная записка может располагаться в содержательной части электронного письма или рассылаться в форме приложения. Обычно адресная часть выглядит следующим образом:

Кому: имя получателя (получателей) или группа

От: имя отправителя

Дата: дата отправки

Тема: краткое, но точное название – «Новая презентация в четверг» или «Изменения в условиях медицинской страховки».

Копии: имена других получателей

Перечисляйте имена получателей по правилам служебной иерархии – начиная с самых высокопоставленных – или в алфавитном порядке. Алфавитный порядок подходит в тех случаях, когда все получатели занимают примерно равные по значению должности или совместно работают над одним проектом. Если служебная записка направляется большому количеству сотрудников, их можно обозначить как группу («Персоналу», «Отделу покупок», «Организаторам корпоративов»).

В служебной записке нет приветствия, а содержательная часть излагается более четко и конкретно, чем в обычном деловом письме. Тон служебной записки обычно бывает неформальным и дружеским, хотя не следует забывать о проверке на наличие грамматических ошибок. Неформальность служебных записок позволяет писать их почти в разговорном стиле. Но все же деловая служебная записка не является личным письмом, поэтому в ней не должно содержаться личной информации. Не следует тратить время получателя на проблемы, никак не связанные с основной темой служебной записки.

В служебных записках не бывает заключительной формулы вежливости, как это принято в деловых письмах. Служебные записки не подписываются отправителями, хотя некоторые авторы все же делают это. Пара добрых слов в конце служебной записки никогда не повредит. («Мы все знаем, что этот проект – наш первый реальный шаг к общенациональному признанию, и я искренне ценю вашу готовность к сверхурочной работе ради достижения наилучших результатов».)

КАНЦТОВАРЫ

Качественные канцтовары жизненно важны для любого уважающего себя бизнесмена. В этом отношении их можно считать частью профессионального гардероба. Наш век стремительно становится цифровым, и бумажная корреспонденция становится прекрасной возможностью выделиться на фоне других. Считайте деловые канцтовары формой связей с общественностью. Если нужно составить какой-то документ на бумаге, она должна выглядеть достойно и соответствовать поводу, поскольку документ отражает имидж и характер бизнеса. Чтобы вы были готовы к любому деловому общению, запаситесь следующими предметами.