Читать «Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе» онлайн - страница 232

Заключительные пометки

Если ваше письмо печатает или отправляет кто-то другой, то через два интервала после блока подписи можно поставить инициалы исполнителя. Ранее это считалось стандартом делового письма, теперь же это является вопросом корпоративного стиля.

Если вы прикладываете к письму какие-то материалы, следует поставить пометку: «Приложения» – иногда с указанием количества приложенных документов. Эта пометка ставится после блока подписи. Пометка: «Отдельно отправляется» с перечислением соответствующих материалов («Отдельно отправляется: Годовой отчет за 2018 год») добавляется, если какие-то материалы пересылаются отдельно.

КАК АДРЕСОВАТЬ КОНВЕРТЫ ДОКТОРАМ

ВОПРОС: Однажды я отправлял письмо супругам. Оба они врачи. Следовало ли мне написать на конверте: «Доктору и доктору» или «доктору и миссис»?

ОТВЕТ: Если вы напишете «Доктору и миссис», это будет невежливо, поскольку тем самым вы принизите достижения женщины-врача. Если супруги носят одну фамилию, то следует написать «Докторам Харрис» или «докторам Соне и Джереми Харрис». Если женщина сохранила девичью фамилию, то следует написать «доктору Соне Джонс и доктору Джереми Харрису».

СЕМЬ СОВЕТОВ ПО НАПИСАНИЮ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Ключ к успеху любого делового письма – это простота и краткость. Мы дадим вам семь советов, которые помогут добиться поставленной цели.

1. ПУСТЬ ОНО НЕМНОГО «ОТЛЕЖИТСЯ». Прежде чем приступать к написанию делового письма, соберитесь с мыслями. Обязательно составьте черновик. Если у вас есть время, отложите этот черновик примерно на полчаса. Пусть письмо немного «отлежится». Вы поразитесь тому, насколько его можно будет улучшить.

2. ПИСЬМО ДОЛЖНО БЫТЬ КРАТКИМ. Пишите ровно столько, сколько необходимо для выражения основной идеи. Но краткость не должна быть самоцелью, иначе вы рискуете упустить важную информацию, поддерживающую вашу точку зрения.

3. ПИШИТЕ ОТ ПЕРВОГО ЛИЦА. Не стоит использовать королевское «мы» – если только вы не выступаете в качестве представителя всей компании.

4. БУДЬТЕ ЕСТЕСТВЕННЫ. Постарайтесь сделать так, чтобы ваше письмо было максимально естественным – словно вы разговариваете с собеседником. Но обязательно пишите полными предложениями, избегайте междометий и чрезмерного использования местоимений и сокращений.

5. ИЗБЕГАЙТЕ КЛИШЕ И НЕОБЫЧНЫХ СЛОВ. Если вы используете такие слова, как «парадигма» или «кредитное плечо», то должны точно представлять себе их значение.

6. ИЗБЕГАЙТЕ СЛЕНГА И АББРЕВИАТУР. Не стоит использовать в деловом письме сокращений, технического сленга и профессиональных терминов, если вы не уверены в том, что получатель точно знает их смысл.

7. ВСЕ ТЩАТЕЛЬНО ПРОВЕРЬТЕ. Несколько раз прочитайте письмо, чтобы в нем не осталось орфографических, синтаксических и пунктуационных ошибок. Никогда не полагайтесь на встроенные проверочные механизмы текстовых редакторов. Вы можете ошибиться в одной букве, и слово останется грамматически правильным, но приобретет совершенно иной смысл.