Читать «Деловой этикет. Полный свод правил для успеха в бизнесе» онлайн - страница 229

Стандартные части делового письма

Стандартное деловое письмо состоит из следующих частей.

Адрес отправителя

Если вы не использовали личный бланк или бланк компании, где уже напечатан адрес, начните письмо с этой информации. В письме должны обязательно содержаться следующие сведения: название компании, почтовый адрес, город, штат, почтовый индекс. Свое имя и должность указывать здесь необязательно – они будут помещены в заключительной части.

Дата

В этом разделе нужно указать месяц, день и год, когда было написано или отправлено письмо. Месяц следует написать прописью, а все числа – цифрами (1 января 2018 года, а не 1 янв. или 1-е января). Дата располагается слева или в центре, через интервал после адреса получателя и через два-шесть интервалов после шапки бланка.

ПИШИТЕ АГРЕССИВНО, А НЕ ПАССИВНО

Деловое письмо должно быть четким и прямым. Не советуем использовать пассивный залог, когда глагол выражает не действие субъекта, а воздействие на него. Пассивный залог повышает значение дополнения, превращая его в подлежащее. Вот несколько примеров:

Активный залог: В последнем квартале отдел продаж продал 420 единиц. (Подлежащее: отдел продаж.)

Пассивный залог: Четыреста двадцать единиц было продано в последнем квартале отделом продаж. (Подлежащее: единиц)

Активный залог: Руководство примет все необходимые решения. (Подлежащее: руководство.)

Пассивный залог: Все необходимые решения будут приняты руководством. (Подлежащее: решения.)

Активная форма делает ваше письмо более убедительным и сильным.

Документ для ссылки

В некоторых письмах приходится ссылаться на другой документ, счет, заказ или полис. Такие ссылки обычно указываются прямо под датой. Они также могут располагаться по центру страницы. Если письмо занимает несколько страниц, ссылка располагается на каждой странице с левого края, как и первая строка.

Особые пометки

При необходимости в письме могут содержаться особые пометки о доставке – «заказная почта», «срочная почта» – или инструкции по вручению – «личное» (то есть вскрыть и прочесть письмо может только адресат) или «конфиденциальное» (письмо для адресата и доверенных лиц). Эти пометки печатаются прописными буквами в левой части листа. Пометки по вручению документа также печатаются прописными буквами на лицевой стороне конверта.

Внутренний адрес получателя

Внутренний адрес обычно пишется под строкой даты. Когда письмо адресуется конкретному человеку, внутренний адрес должен содержать следующую информацию:

Учтивое обращение и полное имя адресата. Обращаясь к женщине, которую вы не знаете, пишите: «Мисс». Если по имени трудно определить пол получателя (Пэт, Джин, Лесли, Алекс, Хиллари и Линн), то советуем позвонить в фирму адресата, чтобы уточнить эту информацию и избежать неловкости. Проблему представляют и иностранные имена. Если вы не можете точно узнать пол адресата, то должны опустить титул учтивости и приветствие («Джин Уайт» или «Уважаемый Джин Уайт»). Конечно, это неудобно, но все же лучше, чем невольное оскорбление. Используйте титулы выборных лиц, военных, врачей и священнослужителей. Если получатель имеет докторскую степень, вы можете обратиться к нему «Доктор Смит» или «Джон Смит, доктор философии». К врачам можно обращаться «Доктор Смит» или «Джен Смит, доктор медицины». В деловой переписке используйте профессиональные сокращения, а не титулы учтивости.