Читать «Как провести собрание» онлайн
Дидье Нуайе
Дидье Нуайе
Как провести собрание
* * *
Две задачи: экономия времени и продуктивность
Собрания могут стимулировать творческую мысль и энергию, координировать усилия сотрудников, повышать производительность команды. А бывает и наоборот: они не приносят никакой пользы, расхолаживают людей и повергают в уныние…
На встречи уходит время – дорогостоящий ресурс, поэтому собрания должны быть конструктивными, динамичными и иметь четкую цель.
Эта брошюра поможет вам избежать лишних собраний, а те, которые вы проведете, – сделать максимально короткими, насыщенными и эффективными.
1. Что важно при подготовке собрания
Вы решили провести собрание
Придерживайтесь жанра
Имейте в виду, что собрание может преследовать различные цели:
• проинформировать людей, получить от них информацию;
• обменяться мнениями, обсудить вопрос;
• подготовить предстоящие мероприятия;
• найти выход из ситуации;
• принять или утвердить решение;
• привлечь внимание или определить отношение к некой проблеме.
В каждом из перечисленных случаев нужно четко сформулировать искомый результат: «Разработка коммерческого плана», «Способы сокращения постоянных издержек на 15 %», «Оценка результатов первого этапа проекта с целью перехода ко второму этапу», «Средства поддержания ценовой политики компании» и т. д.
У каждого жанра своя специфика
1. Брифинг, «летучка»: короткое собрание для сообщения предстоящих действий или оценки проведенных мероприятий.
2. Собрание проектной группы: анализ работы перед переходом на следующий этап, выявление трудностей.
3. Совещание руководящего состава: собрание, посвященное вопросам управления, разработке стратегии и ее воплощению, анализу результатов работы.
4. Собрание группы по развитию: анализ ситуации и разработка методов решения проблемы для внедрения усовершенствований.
5. Общее собрание подразделения: проводится периодически для обсуждения вопросов, касающихся всех сотрудников, – общие рабочие установки, задачи и результаты, организация труда, коллективные мероприятия и т. д.
6. Семинар: собрание, на котором можно расширить понимание проблемы или ситуации, наметить перспективы обучения, обозначить основные установки и направления профессионального роста.
Повестка дня
1. Сформулируйте цель собрания и проконтролируйте, была ли она достигнута.
2. Разбейте встречу на части и в общих чертах наметьте их содержание, основную тему.
3. Заранее определите длительность проведения собрания (час-полтора) и время, отведенное на рассмотрение каждого пункта его повестки.
4. Предоставьте участникам встречи перечень материалов, с которыми нужно ознакомиться заранее и которые необходимо принести с собой.
5. Поручите подготовку собрания некоторым из его участников и сообщите об этом остальным.
6. Оповещая людей о собрании, уточняйте: «присутствие желательно» или «явка обязательна».
Каким должно быть объявление о собрании?
• Своевременным.
