Читать «Как говорить, чтобы вас слушали» онлайн - страница 84
Майк Клейтон
Одним глазом следите за временем, а другим – за ходом обсуждения. Здравый смысл подскажет вам, когда наступит время для того, чтобы завершить обсуждение и принять решение. Теперь пора вам тоже внести свой вклад – резюмировать сказанное и либо сформулировать решение, принятое в ходе обсуждения, либо принять решение самостоятельно, если вы обладаете соответствующим авторитетом.
В конце собрания резюмируйте ключевые моменты обсуждения, включая расхождение во мнениях. Затем напомните об обязательствах, которые берет на себя каждый участник. Сообщите, что будет дальше, после собрания. Три принципа завершения: подытожить договоренности; действия / распределение обязанностей; последующие действия – то есть о чем мы договорились, что нужно сделать и кто это сделает и что потом.
Итак, координация собрания
1. С самого начала собрания сформулируйте результаты, к которым вы стремитесь в идеале, а также критерии успеха.
Этим могут заняться координатор или сами участники.
2. Сформулируйте четкую повестку дня.
Все должны знать план, которому вы будете следовать, и как он согласуется с целями собрания.
3. Проследите за тем, чтобы у каждого участника была возможность высказаться.
Особенно это касается тихих, скромных людей, у которых множество идей, но они стесняются поделиться ими. Зачастую именно их мнение приносит больше всего пользы.
4. Сформулируйте противоположную точку зрения.
Это необходимо, чтобы проверить обоснованность всех данных и аргументов, предложенных во время обсуждения.
5. В завершение используйте три принципа, обозначенные выше.
Напомните обо всех принятых договоренностях и соглашениях, напомните о запланированных действиях и распределении обязанностей, а также о последующих мероприятиях.
Обратная связь
После собрания отправьте всем участникам письменное резюме всех договоренностей и решений, принятых на собрании, а также перечень запланированных действий и старательно выполняйте свои обязательства, подавая пример остальным.
