Читать «Информационная безопасность. Курс лекций» онлайн - страница 167

Учет архивных документов – установление количества и состава архивных документов в единицах учета и фиксация принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу и общему их количеству в учетных документах.

Учет инвентарный – фиксирование состава и сведений о конфиденциальной технической документации, сброшюрованных документах, документах выделенного хранения и других документах на любом носителе и не включаемых в номенклатуру дел. В предпринимательских структурах на инвентарный (списочный, перечневый) учет, как правило, ставятся носители информации (документы предварительного учета), а также законченные производством дела, учетные журналы и картотеки. Журнал или картотека инвентарного учета ведутся на протяжении нескольких лет. Инвентарный номер проставляется на деле, носителе, альбоме и др. в правом верхнем углу обложки, титульного листа, футляра, оболочки.

Учет конфиденциальных документов – фиксирование исходных и рабочих сведений о документе, его комплектности и целостности всех элементов, контроле местонахождения документов и доступа к ним персонала, проверке реального наличия документов и результатов аналитической работы по осведомленности персонала с содержанием документов. Учет конфиденциальных документов всегда ведется централизованно в службе конфиденциальной документации и включает следующие процедуры: индексирование документов, первичная регистрация исходных сведений о документе, формирование картотек, ежедневная проверка правильности регистрации документов и их наличия. В предпринимательских структурах целесообразно вести следующие виды учета конфиденциальных документов и дел: учет пакетов (конвертов), содержащих конфиденциальные документы, а также учет поступления незаконвертоваиных документов, документов, поступивших по телеграфной, электронной почте и факсимильной связи с грифом конфиденциальности (пакетный учет); пакетный учет документов, не имеющих грифа конфиденциальности, но отнесенных к документам ограниченного доступа в перечне конфиденциальных документов данной фирмы; учет поступивших (входящих, входных) документов; учет подготовленных отправляемых и внутренних документов; инвентарный учет, номенклатурный учет дел (см. Номенклатура конфиденциальных дел). Учет конфиденциальных документов может быть традиционным (журнальным, карточным) и автоматизированным.

Учет местонахождения документа – обязательное требование к ведению справочно-информационного банка данных по документам, обеспечивающее постоянный контроль наличия документа и позволяющее последовательно фиксировать фамилии сотрудников, несущих персональную ответственность за сохранность носителя и конфиденциальность информации. Отметка о местонахождении документа ставится в контрольном журнале или на втором экземпляре учетной карточки документа (см. Учетные формы конфиденциальных документов). Отметка содержит дату и фамилию исполнителя или работника службы конфиденциальной документации, который расписался в учетной форме за получение документа.