Читать «Делопроизводство для секретаря» онлайн - страница 4

4. Подготовка и проведение совещаний. Секретарь должен проинформировать приглашенных на совещание по распоряжению руководителя, подготовить список участников, оформить доклад руководителя. Во время проведения совещания секретарь ведет его протокол;

5. Работа хозяйственного характера. В обязанности секретаря входит еще и большой круг вопросов хозяйственного характера. Это проверка качества уборки кабинета руководителя, а также обеспечение исправности всех технических средств, находящихся в кабинете. Это обеспечение руководителя всеми необходимыми канцелярскими принадлежностями.

Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и бездокументному обслуживанию руководителя. К документному обслуживанию относятся такие операции, как составление, оформление, редактирование служебных документов, регистрация, контроль исполнения, подготовка в дела и передача на хранение документов. Остальные обязанности – выполнение технических функций по обеспечению работы руководителя, подготовка совещаний и заседаний, прием посетителей, телефонные переговоры, подготовка командировок, планирование своей работы – бездокументное обслуживание руководителя.

В сложившейся практике оценки труда секретарей выделяют основные деловые качества:

1. Профессиональные навыки. То есть высокий уровень базового образования, умение стенографировать, работать на компьютере, знание основ работы с документами, хорошее знание русского и иностранного языка.

2. Организаторские качества. Умение организовать свою работу и работу офиса, рациональное ведение делопроизводства, умение организовать приемы, презентации, поездки руководителя.

3. Ответственность и надежность. Умение нести ответственность за задачи, поставленные руководителем. Секретарь должен уметь работать самостоятельно, грамотно решать вопросы по оформлению и составлению документов.

4. Инициативность. Секретарь должен самостоятельно принимать решения в рамках своих полномочий, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. Принятое решение не должно быть ошибочным или преждевременным.

5. Пунктуальность и исполнительность. Своевременное и точное исполнение поручений и документов. Своевременная информация о встречах, переговорах, совещаниях. Недопустимы опоздания секретаря как на работу, так и на деловые встречи, заседания, совещания.

6. Преданность фирме, умение хранить конфиденциальные сведения. Чувство сопричастности ко всем делам фирмы. Направленность всей работы на процветание фирмы. Уметь проявлять такт и осторожность с собеседником, независимо от личного отношения к нему. Не разглашать сведения, имеющие секретный характер. Нужно правильно хранить документы, не допуская свободного доступа к ним других сотрудников.

7. Хорошая память. Это качество зависит не только от личных способностей запоминания информации, но и от умения рационального использования современной оргтехники и справочно-информационного аппарата. Помогают секретарю в развитие памяти такие методы, как подчеркивание ключевых слов текста, выделение главной мысли текста, запоминание путем неоднократного повторения.