Читать «Управление временем» онлайн - страница 8

• Определите, в какие часы к вам можно обращаться, а когда вас нельзя беспокоить. Обязательно сообщите об этом всем, кто имеет привычку нарушать ваш покой.

• Включите автоответчик на пару часов, даже если вы на месте. Это освободит время для решения действительно важных вопросов, а сообщения можно будет прослушать позже, в специально выделенное время.

• Установите в ванной комнате «сухостираемую» доску с водостойкими маркерами, чтобы иметь возможность писать и планировать в тишине.

• Пусть ваш блокнот всегда находится рядом с кроватью. Поразительно, как часто важные мысли посещают нас в минуты наибольшего покоя.

Проводим встречи

Как часто мы высказываем разочарование после встречи: «Совершенно напрасная трата времени!» Например, нередко остается незамеченным, как изживают себя и становятся бесполезными еженедельные «пятиминутки». Но встречи и собрания должны способствовать эффективной работе, а не убивать время. Если вы ответственны за проведение какого-то мероприятия, убедитесь в том, что вы знаете:

• зачем нужно организовать встречу (не проще ли решить вопрос по телефону или отправить сообщение?);

• кто и почему должен присутствовать на встрече;

• какие вопросы будут обсуждаться;

• какой результат вы хотите получить от этой встречи.

Если вы хотите, чтобы мероприятие было продуктивным, ответы на эти вопросы должны знать все его участники. Итак, если встречи отнимают у вас очень много времени, не забывайте уточнять:

• цель встречи;

• отведенную вам роль;

• каких результатов вы планируете достичь по ее окончании.

Если до проведения встречи вам не известны ответы на эти три вопроса, в первую очередь выясните, почему вы приглашены, обязательно ли ваше присутствие на протяжении всей встречи или же вы можете присутствовать при рассмотрении касающегося вас вопроса, а с остальными ознакомиться по протоколу.

Несомненно, бывают ситуации, когда не обойтись без личных встреч. Например:

• если вы не встречались с этим человеком раньше;

• когда вам нужно составить собственное мнение о том, как взаимодействуют другие, или лично оценить чьи-то способности;

• если личный контакт может ускорить решение вопроса;

• когда вопрос настолько тонкий, что язык движений и жестов может оказаться важнее слов.

Во всех остальных случаях предпочтительнее решать вопрос по телефону, с помощью факса или конференц-связи.

Эффективно используем время поездок

Поездки зачастую связаны с посещением различных мероприятий и деловых встреч. Переезды, что ни говори, способствуют пустой трате времени, особенно если нужно преодолеть значительные расстояния. Поэтому всегда интересуйтесь целью поездки. Если вы любите командировки или у вас возникла необходимость провести деловую встречу далеко за пределами города, извлеките как можно больше пользы из этого «потерянного» времени.

• Захватите с собой ноутбук или персональный органайзер, чтобы, предварительно отключив режим оповещения, немного поработать.