Читать «Самое главное в PR» онлайн - страница 430

• Когда это удобно, распространите релиз для СМИ о предстоящей пресс-конференции. Это зависит от важности события.

• Напишите заявление, которое представитель зачитает на конференции, и удостоверьтесь, что он или она его понимает и отрепетировал(а). В дополнение прорепетируйте целиком конференцию.

• Попытайтесь предвидеть вопросы, чтобы представитель мог быстро отвечать на трудные вопросы. Представителя готовят к этому тренинги по решению задач.

• Подготовьте печатные материалы для распространения на конференции. В них должны входить краткий перечень фактов с именами и должностями участников, базовый пресс-релиз и основные дополнения к материалам. Этот набор иногда называется пресс-подборкой.

• По необходимости подготовьте визуальные материалы. Сюда могут входить слайды, транспаранты, плакаты или даже короткая видеозапись.

• Заранее позаботьтесь о подготовке помещения. Удостоверьтесь, что в нем достаточно стульев, и оставьте центральный проход для фотографов. Если используется кафедра или пюпитр, позаботьтесь, чтобы на нем было достаточно места для большого количества микрофонов.

• Приезжайте за полчаса-час до начала, чтобы еще раз все перепроверить. Проверьте микрофоны, разложите на сиденьях листки с именами приглашенных гостей и выложите для свободного доступа литературу.

Некоторые организации в качестве любезности угощают своих гостей из СМИ кофе и иногда булочками. Другие считают этот жест ненужным, потому что большинство репортеров вечно в спешке. На регулярных пресс-конференциях не следует подавать спиртное. Такое «угощение для общения» нужно оставить для пресс-приема, который рассматривается в следующем разделе.

На некоторых пресс-конференциях по-прежнему фотографам дается 2-3 минуты на то, чтобы сделать снимки до того, как начнутся вопросы. Некоторые фотографы жалуются, что с такими ограничениями не могут получить непринужденные фотографии. Если разрешено снимать без ограничений, что обычно бывает наилучшим способом, физические условия должны предоставлять фотографам пространство для работы таким образом, чтобы при этом они не заслоняли обзор репортерам.

Специалист по связям с общественностью должен специально позаботиться разместить всех так, чтобы оборудование электронных СМИ не мешало газетчикам. Некоторые считают, что хороший образ действий для оратора – остаться после конца пресс-конференции и сделать краткие заявления на камеру для отдельных телестанций, если их репортеры попросят такого внимания. Такие заявления не должны выходить за рамки уже сказанного оратором для всех остальных репортеров.

Последняя проблема в управлении пресс-конференцией – знать, когда ее закончить. Представитель по связям с общественностью, выполняющий обязанности сторожевого пса на заднем плане, должен избегать прерывать расспросы раньше времени. Сделать так – значит вызвать враждебность у репортеров. Почти так же плохо позволять конференции тянуться как резина. Наступает момент, когда у репортеров иссякают свежие вопросы. Оратор может этого не понять. Если это так, специалист по связям с общественностью может выйти вперед и сказать что-нибудь вроде: «Прошу прощения, но я знаю, что некоторых из вас уже поджимают сроки сдачи. Поэтому у нас осталось время еще всего на два вопроса».