Читать «Про INFO. Разложить все по полочкам» онлайн - страница 5

«Коротко и внятно!» – вот любимый лозунг многих управленцев и руководителей.

А если вы хотите сообщить контрагенту всю остальную информацию о себе, то сначала убедитесь в его готовности и желании ее получить. И только потом вываливайте на его и без того перегруженную голову все свои «пароли и явки»: узнайте электронный адрес вашего партнера и отправьте ему сообщение с дополнительными контактами.

Подпись к электронному письму

Электронная визитка?

При составлении подписи к электронному письму вы не ограничены в объеме сообщаемой информации. Главное, чтобы важные (необходимые вашим адресатам) сведения о вас стояли на первом месте, а все дополнительные следовали далее и не мешали коммуникации (например, приводились более мелким шрифтом или более «прозрачным» серым цветом). Все эти данные легко организовать в шаблон в любом современном почтовом клиенте (Outlook, The Bat! и др.) – заданная подпись будет присоединяться ко всем письмам, ответам и пересылкам сообщений.

Ниже – условный пример правильной подписи к электронному письму.

Пример требует некоторых пояснений. Ниже они приведены в виде вопросов и ответов.

Нужно ли в шаблоне писать «С уважением…» или что-то в этом роде?

Нужно. Если у письма есть «шаблонное» начало («Здравствуйте, Иван Иванович»), должно быть и какое-то завершение коммуникации. Шаблонная строка (в англоязычном варианте она часто выглядит как «Best regards») позволяет плавно закончить письмо. Прописать такие строки в шаблонах почтового клиента – значит, кроме прочего, сэкономить время на их постоянном наборе вручную.

Зачем указывать электронный адрес (ведь он есть в адресе отправителя в параметрах письма) и почему в примере он стоит на первом месте в контактах?

E-mail в подписи надо приводить для того, чтобы облегчить жизнь получателю ваших писем. Контакты, сгруппированные в одном месте, позволяют ему, например, оперативно перенести их в свою базу данных, а не извлекать ваш электронный адрес из строк служебной информации. Очередность следования контактов в подписи указывает (или намекает) на то, в каком порядке их лучше использовать при последующем общении. Но этот порядок, конечно же, может меняться в зависимости от ситуации.

Если в письме указан такой «неформальный» канал связи, как интернет-пейджер (ICQ), то почему бы не привести еще и личный почтовый ящик (например, на случай сбоя корпоративной почты)?

Указание личных контактов в официальной подписи сотрудника компании, как правило, не приветствуется. Причины понятны – сотрудник представляет в деловом общении с контрагентом всю компанию и не должен ни снижать ее статус указанием бесплатных почтовых серверов, ни «перетягивать одеяло» на себя (известны случаи, когда руководство агентств увольняло брокеров, узнав, что те пользуются двумя визитками – персональной корпоративной и личной как независимого агента). Когда номер «аськи» приводится в официальной подписи, это подчеркивает, что «неформальное» средство связи будет использовано именно для делового общения (то же касается и мобильного телефона). Если нет возможности разграничивать деловое и личное общение по «аське», иногда заводят именно рабочий номер интернет-пейджера. К слову, неформальные отношения с важными партнерами необходимы и возникают довольно часто. Например, пресс-секретари крупных компаний чаще всего знают личные (некорпоративные) адреса журналистов большинства изданий. Но такие отношения устанавливают в частном порядке, а в первом же деловом письме увидеть личные контакты отправителя – несколько странно.