Читать «Повышение эффективности отдела продаж за 50 дней» онлайн - страница 100

9. Организационная структура.

Ее очень удобно нарисовать в виде интеллект-карты в программе MindManager. В ней есть некоторые профессиональные решения, которые реально все упростят. Пропишите, кто является директором, ближайших приближенных к нему лиц, руководителей отделов, сами отделы и каждого подчиненного в них. Каждому звену присвойте подчиненность. Например, программисты подчиняются руководителю отдела внедрения и сопровождения, который в свою очередь подчиняется директору (рис. 9.3).

Задание на 20 минут: пропишите организационную структуру – какова она и как функционирует сейчас, а затем – какой вы ее видите через полгода-год.

10. Функциональная модель.

После того как вы прорисовали организационную структуру, нужно нарисовать функциональную модель. Это делается следующим образом: вы рисуете сеть отделов, прописывая над каждым его задачу. Затем в каждый отдел вносите роли сотрудников, закрепляя за ними определенные функции, которые приведут к успешной работе отдела. И так на всех этапах – от уборщицы (если она есть) до генерального директора. В итоге вы получите функциональную модель вашего бизнеса (рис. 9.4).

Оптимизация бизнеса с помощью организационной и функциональной структуры прежде всего позволяет решить проблему с подчинениями. Иногда задачу сотруднику ставит не его непосредственный руководитель, а человек, который уполномочен ставить задачи. Сотрудник в большинстве случаев задачу не выполняет, аргументируя это тем, что получил задание не от своего прямого начальника. Ваша организационная структура решит эту проблему благодаря тому, что вы систематизируете функционал всех должностей, и будет понятно, кто за что отвечает.

Затем найдите пересекающиеся задачи и функции, которые выполняют несколько сотрудников. Помните, что на этом сильно теряется эффективность! Поэтому нужно назначить на каждую задачу одного ответственного. Также отследите функции, за которые никто не отвечает.

И наконец, делегирование процесса. Вы должны определить, какие задачи выполняете в качестве генерального директора, и переложить их на уровень ниже, освободив себе время. Перечисленные шаги позволяют увеличить эффективность за счет организационной структуры и функциональной модели.

11. Выписать все бизнес-процессы.

Здесь можно столкнуться со сложностями, так как существует несколько классификаций и велика вероятность в них запутаться. Я приведу пример самой простой классификации, выделяющей бизнес-процессы трех типов.

1. Основные – напрямую влияют на деятельность компании и приносят деньги: продажи, выполнение заказов, закупки, производство, доставка, маркетинг. Без них ваш бизнес перестанет функционировать;

Рис. 9.3. Организационная структура компании

Рис. 9.4. Функциональная модель компании

2. Вспомогательные – помогают выполнению основных процессов: финансы, оплата счетов, начисление зарплаты, бухгалтерия, IT, юридические функции, курьерские функции.

3. Управляющие – помогают в управлении, администрировании и деятельности предприятия: контроль и отчетность, система мотивации, планерки и совещания и т. д.